{"id":45738,"date":"2017-07-18T15:00:07","date_gmt":"2017-07-18T19:00:07","guid":{"rendered":"http:\/\/isarta.com\/infos\/?p=45738"},"modified":"2017-07-18T16:11:42","modified_gmt":"2017-07-18T20:11:42","slug":"recuperez-691-heures-de-productivite-par-annee","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/recuperez-691-heures-de-productivite-par-annee\/","title":{"rendered":"R\u00e9cup\u00e9rez 691 heures de productivit\u00e9 par ann\u00e9e!"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-size: 20px; color: #000080;\">Dans les entreprises, il existe de nombreuses sources de perte de temps. Saviez-vous que la recherche de documents en est l\u2019une des principales? Non seulement la recherche de fichiers, mais la duplication des versions ainsi que la mauvaise gestion des dossiers peuvent vous co\u00fbter cher&#8230;<\/span><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" class=\"aligncenter wp-image-20401 \" src=\"http:\/\/isarta.com\/infos\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Suppresion-Tweet_Fotolia_44622223_S.jpg\" width=\"606\" height=\"606\" srcset=\"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Suppresion-Tweet_Fotolia_44622223_S.jpg 693w, https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Suppresion-Tweet_Fotolia_44622223_S-300x300.jpg 300w, https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Suppresion-Tweet_Fotolia_44622223_S-144x144.jpg 144w\" sizes=\"(max-width: 606px) 100vw, 606px\" \/><br \/>\n<span style=\"color: #808080;\"><span style=\"font-size: 12px;\">18 juillet 2017<\/span><\/span><\/p>\n<p>Une \u00e9tude de l\u2019<strong>IDC<\/strong> (International Data Corporation) a r\u00e9v\u00e9l\u00e9 que\u00a0les travailleurs passent environ <strong>36\u00a0%<\/strong> de leur temps \u00e0 la<strong> recherche<\/strong> de documents. Sceptique? Amusez-vous \u00e0 faire l\u2019<strong>exercice<\/strong> dans votre propre entreprise et constatez les <strong>r\u00e9sultats<\/strong> par vous-m\u00eame&#8230; Par employ\u00e9, cela correspond \u00e0 environ <strong>14,4\u00a0heures<\/strong> par semaine, <strong>57,6\u00a0heures<\/strong> par mois et<strong> 691\u00a0heures<\/strong> par ann\u00e9e\u00a0\u2013 gaspill\u00e9es \u00e0 rechercher de l\u2019information que vous d\u00e9tenez d\u00e9j\u00e0! M\u00eame si vous avez une petite compagnie d\u2019une dizaine d\u2019employ\u00e9s, cela repr\u00e9sente <strong>691\u00a0heures par ann\u00e9e.<\/strong> Imaginez ce que votre entreprise <strong>pourrait faire<\/strong> avec 691\u00a0heures de plus par ann\u00e9e!<\/p>\n<p>Cette m\u00eame \u00e9tude a aussi r\u00e9v\u00e9l\u00e9 que <strong>39\u00a0%<\/strong> des utilisateurs corporatifs ne pouvaient trouver l\u2019<strong>information<\/strong> n\u00e9cessaire pour accomplir leur <strong>travail quotidien.<\/strong> Non seulement perdent-ils leur temps \u00e0 essayer de la <strong>trouver,<\/strong> mais au final, ils ne la trouvent tout simplement pas.<\/p>\n<p>Dans cet article, je partagerai avec vous <strong>deux \u00e9tapes<\/strong> simples afin de vous aider \u00e0 \u00e9liminer ce <strong>temps perdu.<\/strong><\/p>\n<h2><span style=\"font-size: 24px; color: #000080;\"><strong>\u00c9tape 1: \u00c9tablir un standard de nommage pour vos fichiers<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Cr\u00e9ez un <strong>organigramme<\/strong> faisant \u00e9tat de ce qui se rapporte \u00e0 qui et incluez une br\u00e8ve description des <strong>t\u00e2ches<\/strong> de chacun. Ensuite, consid\u00e9rez tous les <strong>types<\/strong> de documents que les <strong>utilisateurs<\/strong> travaillent.<\/p>\n<p>Pourquoi un <strong>standard de nommage<\/strong>? Parce que c\u2019est la cl\u00e9 du <strong>rep\u00e9rage facile<\/strong> de vos fichiers. Si vous n\u2019avez pas <strong>standardis\u00e9<\/strong> la fa\u00e7on dont vous nommez vos fichiers, chaque employ\u00e9 va utiliser la <strong>m\u00e9thode<\/strong> qu\u2019il croit \u00eatre la meilleure.<\/p>\n<h2><span style=\"color: #000080;\"><strong><span style=\"font-size: 24px;\">Comment les bonnes intentions peuvent vite d\u00e9g\u00e9n\u00e9rer&#8230;<\/span><\/strong><\/span><\/h2>\n<p>\u00c0 titre d\u2019exemple, voici comment<strong> nommer<\/strong> un fichier peu<strong> mal tourner<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li>Vous recevez une facture qui s\u2019intitule <strong>Facture_123456.pdf<\/strong> pour du travail de r\u00e9paration sur une imprimante \u00e0 vos bureaux.<\/li>\n<li>Vous la recevez, mais d\u00e9cidez d\u2019y ajouter plus d\u2019informations en modifiant le nom pour <strong>ARS_facture-_imprimante.pdf.<\/strong><\/li>\n<li>Vous la faites suivre \u00e0 quelqu\u2019un \u00e0 la facturation, et cette personne modifie le nom pour\u00a0<strong>Facture_mai_r\u00e9paration_imprimante.pdf<\/strong> et la place dans le dossier <strong>ARS<\/strong> sur votre serveur de fichiers.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Au final, vous vous retrouvez avec de nombreux <strong>doublons<\/strong> et vous ne saurez plus identifier la <strong>bonne version.<\/strong> Dans quelques mois, trouver ce document pourrait \u00eatre <strong>impossible.<\/strong> \u00c9tant donn\u00e9 que chacun a <strong>chang\u00e9 son nom<\/strong> apr\u00e8s l\u2019avoir visionn\u00e9, cela devient un v\u00e9ritable <strong>cauchemar<\/strong> de consolider tous les documents. Vous allez devoir les<strong> trouver,<\/strong> le renvoyer, ou encore pire, avoir \u00e0 le redemander et le refaire acheminer. Vous venez de<strong> perdre<\/strong> trois heures de productivit\u00e9 sur une simple facture.<\/p>\n<h2><strong><span style=\"color: #000080;\"><span style=\"font-size: 24px;\">Concevoir le sch\u00e9ma de nommage<\/span><\/span><\/strong><\/h2>\n<p>Voici quelques<strong> r\u00e8gles<\/strong> \u00e0 suivre pour que vos documents soient<strong> faciles<\/strong> \u00e0 trouver:<\/p>\n<ul>\n<li>Choisissez bien vos<strong> caract\u00e8res<\/strong>;<\/li>\n<li>Utilisez une convention de <strong>nommage<\/strong> courte pour vos clients r\u00e9guliers;<\/li>\n<li>Utilisez un<strong> format<\/strong> de date facilement rep\u00e9rable par ordre chronologique;<\/li>\n<li>Incluez suffisamment d\u2019<strong>informations<\/strong> pour une recherche facile;<\/li>\n<li>Utilisez un format d\u2019<strong>abr\u00e9viation<\/strong> standard pour certains types de fichiers;<\/li>\n<li>Ajoutez un<strong> num\u00e9ro<\/strong> de version apr\u00e8s la date.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"font-size: 24px; color: #000080;\"><strong>\u00c9tape 2: \u00c9tablir une structure de dossier pour accueillir vos fichiers<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>M\u00eame si c\u2019est tentant de rechercher en utilisant un<strong> nom de fichier<\/strong>, ce n\u2019est pas toujours le meilleur chemin \u00e0 prendre. Vous avez des <strong>milliers,<\/strong> m\u00eame des dizaines de milliers de fichiers! Parfois, les gens doivent parcourir beaucoup de<strong> chemin<\/strong> pour les retracer. Ici aussi, quelques<strong> r\u00e8gles<\/strong> simples peuvent vous<strong> faciliter<\/strong> grandement la t\u00e2che.<\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-size: 16px;\">\u00c9vitez les <strong>longs noms<\/strong> de dossiers et structures hi\u00e9rarchiques complexes;<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 16px;\">Pour les dossiers, utilisez le <strong>m\u00eame type<\/strong> de solution de nommage qu\u2019\u00e0 l\u2019\u00e9tape 1;<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-size: 16px;\">Cr\u00e9ez un dossier qui servira de <strong>gabarit.<\/strong><\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"color: #000080;\"><strong><span style=\"font-size: 24px;\">Comment mettre en place ce nouveau syst\u00e8me<\/span><\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Faire le <strong>m\u00e9nage<\/strong> des dossiers peut sembler une t\u00e2che titanesque. Voici ce que je <strong>sugg\u00e8re<\/strong>:<\/p>\n<p>Cr\u00e9ez une <strong>nouvelle structure<\/strong> dans laquelle vous glisserez l\u2019<strong>information pertinente.<\/strong> Travaillez un certain temps avec la <strong>nouvelle<\/strong> et l\u2019<strong>ancienne<\/strong> structure pour ainsi n\u2019y d\u00e9poser que les <strong>fichiers pertinents.<\/strong> Vous d\u00e9truirez ou <strong>archiverez<\/strong> ensuite l\u2019ancienne version. En faisant cet exercice, vous <strong>diminuerez <\/strong>consid\u00e9rablement le<strong> nombre<\/strong> de fichiers, et donc le nombre de doublons. Vous gagnerez en <strong>espace<\/strong> de stockage. Du coup, pourquoi ne pas en profiter pour revoir les<strong> droits d\u2019acc\u00e8s<\/strong> de vos fichiers?<\/p>\n<p>Le <strong>temps<\/strong> pass\u00e9 \u00e0 trier l\u2019utile de l\u2019inutile est incroyablement long, \u00e0 moins que vous ayez une <strong>\u00e9quipe<\/strong> que vous pouvez assigner uniquement \u00e0 cette t\u00e2che de <strong>nettoyage<\/strong> pendant une semaine ou plus.<\/p>\n<p>Ceci est un bref <strong>r\u00e9sum\u00e9<\/strong> des actions \u00e0 prendre pour augmenter votre <strong>productivit\u00e9,<\/strong> mais d\u2019autres <strong>\u00e9l\u00e9ments<\/strong> sont \u00e0 prendre en consid\u00e9ration.<\/p>\n<p>Imaginez ce que vous pourriez faire avec<strong> 691\u00a0heures<\/strong> de plus par ann\u00e9e par <strong>employ\u00e9<\/strong>!<\/p>\n<p><small><em>Source: Schubmehl, Dave. \u201cUnlocking the Hidden Value of Information.\u201d IDC-community.com<\/em><\/small><\/p>\n<div class=\"sharedaddy sd-sharing-enabled\">\n<p class=\"p5\">\n<div class=\"brdr2\"><\/div>\n<p class=\"p7\" style=\"text-align: center;\"><em><span style=\"color: #000080;\">Vous avez aim\u00e9 cette publication?\u00a0<strong><a style=\"color: #000080;\" href=\"http:\/\/www.ars-solutions.ca\/blogue\/\" target=\"_blank\">Cliquez ici pour d\u2019autres articles de Simon Fontaine!<\/a><\/strong><\/span><\/em><\/p>\n<p class=\"p5\">\n<div class=\"brdr2\"><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dans les entreprises, il existe de nombreuses sources de perte de temps. Saviez-vous que la recherche de documents en est l\u2019une des principales? Non seulement la recherche de fichiers, mais la duplication des versions ainsi que la mauvaise gestion des dossiers peuvent vous co\u00fbter cher&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":62,"featured_media":45829,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[3],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/45738"}],"collection":[{"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/users\/62"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=45738"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/45738\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/media\/45829"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=45738"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=45738"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/isarta.fr\/infos\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=45738"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}