Présentation de la collectivité

Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 120 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l'un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s'appuyant sur un budget d'environ un milliard d'euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c'est rejoindre une équipe qui s'investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement... participez à l'évolution et à la construction de l'avenir d'un des départements les plus attractifs de France !

Finalité du poste / Contexte :

Ce poste est rattaché au pôle des Archives départementales. Placé(e) sous la responsabilité de l'adjointe de la directrice, responsable du service des publics et des archives communales et intercommunales, cet(te) agent est chargé(e) assurer l'accueil physique et téléphonique du public (usagers des archives, administrations, fournisseurs et prestataires...), la gestion des salles de conférence et du service éducatif, ainsi que les envois en nombre, et de participer à la mise à disposition d'archives au public.

Description du poste

Au quotidien voici les missions sur lesquelles vous interviendrez :

  • Accueil (50 %) : vous assurez l'accueil en alternance avec votre binôme (vous accueillez et orientez les chercheurs, fournisseurs, visiteurs, équipes d'entretien, entreprises de maintenance, etc.
  • vous gérez le standard de la direction
  • vous suivez et gérez le planning des salles
  • vous gérez les envois en nombre
  • vous saisissez des données dans un tableur ou un logiciel de traitement de texte Word ou Excel).
  • Communication au public (50 %) : vous aidez au traitement des archives en vue de leur mise à disposition du public en fonction des besoins des archivistes des différents services (dépouillement, indexation, saisie de données, numérisation)
  • vous gérez en lien avec l'archiviste chargé de la valorisation les emprunts et retours d'exposition
  • vous traitez les demandes de recherches simples (état civil et registres matricules militaires).

Profil recherché

Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience :

  • Diplômes requis : BEPC ou CAP
  • Expérience professionnelle en accueil et standard
  • Maîtrise des fonctionnalités de Windows et de l'informatique-bureautique Word et Excel, connaissance des fonctionnalités du logiciel de gestion des Archives

Vos savoir-être sont le / la :

  • Intérêt pour l'accueil du public
  • Qualités relationnelles
  • Sens du service public
  • Rigueur et efficacité
  • Sens de la hiérarchie
  • Maîtrise de soi
  • Ponctualité
  • Diplomatie
  • Discrétion.

Ce poste nécessite des conditions d'exercice particulières dont vous devez tenir compte :

  • Utilisation permanente de l'outil informatique
  • Gestion des priorités et des situations de tension
  • Pas de contre-indication au port de charge ni d'allergie à la poussière
  • Concertation avec son binôme pour la prise de congés
  • horaires de travail dépendant des horaires d'ouverture au public.

Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 30 septembre !


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