QUI SOMMES-NOUS ?

Thales propose des systèmes d'information et de communication sécurisés et interopérables pour les forces armées, les forces de sécurité et les opérateurs d'importance vitale. Ces activités, qui regroupent radiocommunications, réseaux, systèmes de protection, systèmes d'information critiques et cybersécurité, répondent aux besoins de marchés où l'utilisation des nouvelles technologies numériques est déterminante. Thales intervient tout au long de la chaîne de valeur, des équipements aux systèmes en passant par le soutien logistique et les services associés.

Le site de Toulouse-Labège développe une offre intégrée d'expertise et d'évaluation qui s'étend des composants aux produits de sécurité matériels et/ou logiciels, de la carte électronique au système d'information. De plus, nos équipes de l'activité Systèmes d'information critiques et cybersécurité fournissent des services et des solutions globales optimisant la performance, la résilience et la sécurité des systèmes d'information afin de faire face aux ruptures technologiques et aux cybermenaces.

QUI ETES-VOUS ?

Vous êtes issu(e) d'une formation BAC+4 / +5 (MASTER) ?

Vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience réussie dans l'assistanat de direction ?

Vous avez un bon sens du relationnel et faites preuve de dynamisme ?

Vous avez un fort esprit de service et êtes dévoué.e et rigoureux.se dans votre travail ?

Vous faites preuve de discrétion et savez gérer les missions confiées en toute autonomie ?

Vous êtes force de proposition et en capacité de vous approprier votre poste pour développer vos compétences ?

Vous savez faire preuve de diplomatie et adapter votre discours à tous vos interlocuteurs ?

Vous avez une capacité à vous remettre en question et faites preuve d'une bonne présentation générale ?

Vous avez une capacité de gestion des priorités et imprévus et êtes en capacité d'anticiper et de gérer l'agenda du directeur ?

Vous pensez avoir un esprit entreprise et une capacité à vous interfacer avec tout l'écosystème (clients, fournisseurs et équipes internes) ?

Vous avez un excellent niveau en orthographe ?

Vous êtes bilingue en anglais (lu, parlé, écrit) ?

Vous maitrisez le pack office, Workday, Concur, Oracle Application sour SAP ?

Alors ce poste est fait pour vous !

Ce poste nécessite un haut niveau de flexibilité, d'écoute au service de la direction et des collaborateurs ainsi qu'une forte capacité d'adaptation.

CE QUE NOUS POUVONS ACCOMPLIR ENSEMBLE :

Rattaché.e à la direction de la BU Aerospace à Toulouse vous assistez la direction et les collaborateurs de la BU dans leurs missions au quotidien.

Votre souplesse dans l'exécution des tâches multiples est la clé de votre réussite.

En nous rejoignant, vous vous verrez confier les missions suivantes :

  • Administratif :
  • Gestion administrative des collaborateurs entrants / sortants,
  • Gestion de l'équipe BU à laquelle vous êtes rattaché.e,
  • Organisation des réunions d'anticipation sur appels d'offres (Gate 0, Gates 1-2-3)
  • Ouvertures de comptes informatiques et commandes PC avec adresses mails,
  • Traitement des missions et réservations sous l'outil Concur,
  • Gestion des congés sous 4you, vérification des notes de frais,
  • Vérifications et relances de l'enregistrement du temps de travail des collaborateurs,
  • Gestion des commandes de fournitures,
  • Saisie des demandes d'achat sous l'outil Oracle Appli, HAPY et Blue Shop,
  • Support ponctuel administratif.
  • Logistique :
  • Accueil des nouveaux arrivants afin de les former sur les outils société,
  • Permanences secrétariat hebdomadaire sur notre site de Basso-Cambo,
  • Contacts téléphoniques journaliers avec les clients, les fournisseurs et les collaborateurs,
  • Gestion de l'agenda du directeur de la BU et du directeur commercial,
  • Organisation de réunions et autres évènements.
  • Communication :
  • Gestion de la communication orale et écrite (échanges téléphoniques, mails etc.),
  • Prioriser la communication externe et interne,
  • Savoir créer un climat de confiance et tisser un lien avec les assistantes de nos clients, fournisseurs (rendez-vous à organiser).
  • Evénement :
  • Organiser des événements dans leur globalité :
  • Réservation traiteur,
  • Réservation salle,
  • Echanges avec les collaborateurs,
  • Réservation transport,
  • Choix des goodies etc.

  • Communication et promotion de l'évènement :
  • Création invitations,
  • Gestion des invitations
  • Gestion et suivi de l'événement :
  • Suivi de la participation des collaborateurs,
  • Veille au bon déroulement de l'événement.

Innovation, passion, ambition : rejoignez Thales et créez le monde de demain, dès aujourd'hui.


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