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Publiée : 27/10/2021  
Type d'emploi : CDD Temps plein
Domaine d'emploi : Support administratif / Service
Années d'expérience min. : 2-3   Scolarité min. : Bac +2


Organisme : Grand Chambéry

Service : Direction de l'urbanisme et du développement local (« pôle habitat et aménagement »)

Date limite de dépôt : 28/11/2021

Filière : Administrative

Type : O

Poste à pourvoir :

Catégorie : C

Grade : Adjoint administratif

Résumé :

Grand Chambéry recrute pour la Direction de l'urbanisme et du développement local (« pôle habitat et aménagement »)

> un(e) Assistant(e) administratif(-ive)

> cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux

> temps de travail : temps complet (36h/semaine)

> recrutement par voie de mutation ou CDD de 1 an renouvelable pouvant déboucher sur un emploi permanent

Au titre de sa compétence en matière d'équilibre social de l'habitat, Grand Chambéry attribue des subventions à des organismes HLM pour le développement de l'offre de logements sociaux et à des propriétaires privés pour l'amélioration de l'habitat. Il s'agit de subventions sur son propre budget mais également sur des budgets délégués par l'Etat (ANAH).

L'agglomération mène également différentes actions en vue de développer une offre de logements, de fluidifier les parcours résidentiels des ménages et notamment des publics en difficulté.

Sous l'autorité de la Responsable du service « Habitat et aménagement » de la Direction de l'urbanisme et du développement local, vous traitez les actes administratifs du service et assurez des taches de secrétariat nécessaires à son bon fonctionnement (réunions, courriers....) mais également à l'attribution des subventions.

DESCRIPTION :

> ACTIVITÉS PRINCIPALES :

1. Assister les membres du service (administratif, secrétariat, logistique) :

  • Assurer l'accueil téléphonique et physique du service, informer et orienter les usagers
  • Réceptionner, distribuer et envoyer le courrier en appliquant la procédure en place (logiciel Acropolis)
  • Réaliser des tâches de secrétariat classique (convocations, courriers, mise à jour de tableaux de bord, classements, archivage...
  • Organiser diverses réunions, commissions et comités (de pilotage, techniques...) et en assurer la logistique (recherche de dates, réservations de salles, mise en place du matériel....)
  • Suivre les décisions, délibérations et conventions
  • Organiser et suivre le circuit de signatures des parapheurs
  • Mettre à jour les contacts et listings du service

2. Participer à la procédure de traitement des demandes d'aides financières et de garanties d'emprunt relative à l'habitat auprès de Grand Chambéry :

  • Télécharger, réceptionner, enregistrer les dossiers de demandes de subventions et de paiement des subventions
  • Vérifier les pièces constitutives des dossiers (selon la grille d'analyse) avant prise en charge par l'instructeur-valideur
  • Rédiger les décisions d'attribution sur la base des modèles établis, et les saisir dans un logiciel dédié (Oxyad)
  • Rédiger et envoyer des courriers/courriels de demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, paiements...
  • Préparer et transmettre des éléments au service financier
  • Renseigner les opérateurs sur le suivi de leurs dossiers
  • Mettre à jour des tableaux de bord et les indicateurs de suivi
  • Classer et archiver des dossiers
  • Accompagner le service pour la transition vers une gestion dématérialisée des dossiers

> COMPÉTENCES :

  • Maîtrise impérative de l'outil informatique (Word, Excel, publipostage, mails...)
  • Aisance informatique, capacité d'adaptation à de nouveaux logiciels
  • Rigueur et organisation
  • Qualités rédactionnelles
  • Aptitudes relationnelles, pédagogie
  • Aptitude au travail en équipe
  • Disponibilité, réactivité, adaptabilité

> PROFIL ATTENDU :

  • Être de préférence titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, ou assistant de direction, ou assistant de gestion PME-PMI...
  • Justifier d'une première expérience professionnelle de 2 ans minimum en secrétariat, si possible dans un service public

Après validation de votre dépôt de candidature, un message de bon enregistrement s'affichera à l'écran : "Votre candidature a bien été enregistrée" et un mail vous sera transmis (merci de vérifier vos SPAM le cas échéant). Il vaudra accusé de réception.

La Direction des ressources humaines de Grand Chambéry ne prendra aucune décision de recrutement avant la date limite de dépôt des dossiers de candidatures.

Date limite de dépôt des dossiers de candidatures (lettre de motivation + curriculum vitae à jour) : le 28/11/2021 au soir

 
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