RÉSUMÉ DE L'OFFRE

Type de contrat:

Fonctionnaire / CDI

Lieu:

Rouen

Publiée le:

1/12/2022

DESCRIPTION DE L'OFFRE

Référence de l'offre : PB03027/PPR.22.01-GH

Type d'emploi : Fonctionnaire / CDI

Date limite de réponse à l'offre : 11/02/2022

Grade : cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux

Au sein du service Administration et Relations à usagers (service commun), vous assistez les responsables de la Direction du Pôle de Proximité Rouen pour la partie Métropole et de la Direction des Espaces Publics et Naturels pour les compétences Ville de Rouen en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous garantissez l'inscription et le suivi des dossiers pour le passage au Conseil Municipal et au Conseil Communautaire et assurez un relais lors des absences des assistantes administratives et de la coordinatrice.

Vos missions principales sont les suivantes :

Assister les responsables de service dans leur organisation :

Rechercher des éléments pour la constitution de dossiers ou pour la préparation de réunions et la logistique

Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus

Gérer les agendas et prendre des rdv en fonction des priorités et échéances

Assurer le suivi des décisions et la diffusion de l'information

Inscrire dans le tableau de suivi, les absences des responsables et des agents de la Régie municipale Ville de Rouen

Réaliser des travaux administratifs :

Assurer l'accueil téléphonique et physique

Trier, classer et archiver des documents et des dossiers

Gérer le circuit des parapheurs et des visas

Rédiger ou mettre en forme des courriers

Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

Garantir le suivi des dossiers et des actes administratifs et règlementaires pour le conseil communautaire et le conseil municipal :

Inscrire les titres dans les logiciels

Etablir un rétro planning interne

Mettre en forme des actes télétransmis (décisions, délibérations, rapports, bordereaux et conventions)

Transmettre des dossiers de délibérations dans le respect de la procédure

Suivre le retour des documents signés et diffuser aux parties prenantes en interne et externe

Compétences :

Issu(e) d'une formation secrétariat, vous justifiez d'une première expérience dans des fonctions similaires. Vous êtes organisé(e), doté(e) d'un sens des priorités et d'une capacité d'adaptation permettant d'anticiper le suivi d'agendas et la préparation de réunions. Vous savez être force de proposition pour la mise en place et le suivi d'outils pour le Directeur Adjoint. La maitrise de l'orthographe et des règles grammaticales fait partie de vos points forts.

En intégrant la Métropole Rouen Normandie, vous bénéficierez de chèques déjeuners, d'une participation de la Métropole à la protection sociale complémentaire (sous conditions), d'une adhésion gratuite au Comité National d'Action Sociale et à l'Association du Personnel Rouen Métropole (tarif préférentiel pour certains établissements culturels et sportifs).

La Métropole Rouen Normandie mène des actions en faveur de la diversité et de la mixité.

Elle étudie toutes les demandes d'emplois dans le respect de son engagement pour la non-discrimination.


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