Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

MISSION

Le poste est positionné au sein de l'UFR Sciences et plus précisément en lien avec l'institut WUT AMU. Créé en 2019 par une volonté commune d'Aix-Marseille Université et de Wuhan University of Technology (WUT), l'Institut franco-chinois WUT-AMU est un établissement d'enseignement coopératif sino-français d'utilité publique. Ce projet s'intègre dans la stratégie d'internationalisation de l'enseignement et de la recherche d'AMU et vise à accroitre la visibilité et l'attractivité d'AMU en Chine. Pour en savoir plus : https://www.univ-amu.fr/fr/public/linstitut-franco-chinois-wut-amu

L'assistant H/F appuie la direction du département de biologie en charge de l'organisation des enseignements au sein de l'institut WUT AMU et du pilotage conjoint de l'institut avec les partenaires chinois. Il/elle apporte un soutien quotidien aux directeurs des études rattachés au département. Il /elle est polyvalent(e), puisque ce poste comprend des activités administratives, budgétaires, de suivi des enseignements et de la scolarité, ainsi que des activités de communication.

Vos principales missions seront :

1) Activités administratives :

Gestion du secrétariat (accueil physique, téléphonique;...)

Participation et suivi des réunions de l'institut (conseils pédagogiques environ 2 fois / an, réunions pédagogiques environ 1/mois)

Préparation des réunions (rédaction et envoi des convocations, préparation et mise à disposition de documents, photocopies, prise de notes au cours des réunions

• retranscription sous forme de décisions d'informations).

• Activités budgétaires :

Gestion des commandes de l'institut WUT-AMU, suivi de l'exécution du budget de fonctionnement et d'investissement alloué à l'institut, en lien avec la direction des relations internationales d'AMU et les services de l'UFR Sciences

Gestion des déplacements (réservation des billets d'avion et nuitées), appui à l'obtention des visas.

• Suivi des enseignements et de la scolarité des étudiants :

Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants

Gestion des stages étudiants Licences et Master

Contribution à l'élaboration des emplois du temps des enseignants et des étudiants de Licence et Master

Suivi des enseignements dans le logiciel dédié (ARES)

Participation à la saisie des maquettes de demandes d'habilitation des diplômes de l'institut

Appui à la préparation des examens auprès des aux enseignants : convocation des jurys, saisie des notes et import des feuilles de notes, élaboration des procès-verbaux en vue des jurys, publications des résultats, édition des relevés de notes et des attestations réussite, affichage des résultats, ...

Contribution à l'organisation des examens : participation à l'élaboration des calendriers, réception et reproduction des sujets, suivi de l'émargement des étudiants, des justificatifs d'absence, transmission aux directeurs des études des absences en vue des rattrapages à mettre en oeuvre

Contribution à la délivrance des diplômes.

• Communication :

Participation aux manifestations institutionnelles

Rédaction de supports de communication.

PROFIL

Vous avez validé un diplôme (Bac +2 minimum) dans le domaine de la gestion / administration / comptabilité ou avez une expérience dans ce secteur ?

Vous avez une bonne maitrise de la langue chinoise (à l'écrit et à l'oral) ou à défaut, de l'anglais ?

Vous maitrisez les logiciels bureautiques (Pack Office, Zoom, Skype, Outlook,...) ?

Rejoignez Aix Marseille Université !

Poste à pouvoir dès le 1/09/2022 - CDD 12 mois - Temps complet - possibilité de renouvellement

Rémunération : 1427€ net / mois (environ) puis 1520€ net / mois (environ) après un an d'ancienneté

Localisation du poste : 163 Avenue de Luminy, 13009 Marseille

Les avantages liés au poste :

Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d'ancienneté

Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d'un an

Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

L'établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

Parking gratuit sur le campus

Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux agents

Assistant administratif F/H Institut franco-chinois WUT-AMU

Structure

Composantes - SCIENCES

Localisation

Marseille

Campus

LUMINY

Type d'Offre

Externe

Statut

CDD

Catégorie Fonction Publique

A

Corps du poste

ASI

Spécialité

BAP J - Gestion et Pilotage

Emploi-Type

REFJ3C44 - Assistant-e en gestion administrative

Domaine Professionnel

Soutien à la Formation

Niveau d'Etudes

BAC +2

Niveau d'Expérience

Tous niveaux d'expérience

Télétravail

OUI

Prise de poste

Jeudi 16 juin 2022

Durée du Contrat

12 mois

Rémunération Brute

21954 € (Euros) par an