Posting Date Jul 12, 2022

Job Number 22115373

Job Category Food and Beverage & Culinary

Location Paris Marriott Champs Elysees Hotel, 70 Avenue des Champs Elysees, Paris, Paris, France VIEW ON MAP

Brand Marriott Hotels Resorts

Schedule Full-Time

Relocation? N

Position Type Non-Management

Located Remotely? N

Marriott International portfolio of brands includes both JW Marriott and Marriott Hotels.

Marriott Hotels, Marriott International's flagship brand with more than 500 global locations, is advancing the art of hosting so that our guests can travel brilliantly. As a host with Marriott Hotels, you will help keep this promise by delivering premium choices, sophisticated style, and well-crafted details. With your skills and imagination, together we will innovate and reinvent the future of travel.

JW Marriott is part of Marriott International's luxury portfolio and consists of more than 80 beautiful properties in gateway cities and distinctive resort locations around the world. JW believes our associates come first. Because if you're happy, our guests will be happy. It's as simple as that. Our hotels offer a work experience unlike any other, where you'll be part of a community and enjoy a true camaraderie with a diverse group of co-workers. JW creates opportunities for training, development, recognition and most importantly, a place where you can really pursue your passions in a luxury environment. Treating guests exceptionally starts with the way we take care of our associates. That's The JW Treatment?.

Le Stagiaire Groupes et Evénements H/F est chargé de concrétiser les ventes des groupes hébergés, journées d'étude et banquets en fonction des objectifs fixés par son maître de stage.

En 1er lieu, son temps est réparti entre la réception, le traitement et le suivi des demandes des clients jusqu'à la signature des contrats.

En 2e lieu, une fois le contrat signé, le Stagiaire Groupes et Evénements est chargé d'assurer la concrétisation des dossiers dans les meilleures conditions d'accueil et rentabilité. Contact privilégié du client après la signature du contrat, il planifie l'organisation de l'événement du client en vue de sa satisfaction optimale.

Force de proposition, il identifie les opportunités de maximisation du chiffre d'affaires contracté, en proposant des services additionnels adaptés et rentables. Il assure la coordination entre le service commercial et opérationnel.

Il aura pour missions principales de :

Réaliser l'ensemble des documents relatifs à la demande des clients (devis, contrats, etc...),

S'assurer d'un suivi commercial de grande qualité pour la totalité des dossiers reçus, selon les standards de la marque,

Traiter les demandes en respectant les meilleurs délais (24 heures),

Faire preuve d'exemplarité, de constance et apporter le support et l'assistance requise pour assurer un travail professionnel de la part de l'équipe,

Travailler étroitement avec les commerciaux proactifs afin d'optimiser la conversion des ventes,

Travailler étroitement avec tous les services de l'hôtel pour satisfaire les besoins et attentes des clients,

Transmettre toutes les informations nécessaires à la bonne organisation ou au succès des groupes/évènements confirmés,

Respecter les procédures liées aux ventes et réalisations des demandes,

Satisfaction Clients et Qualité

Coordonner avec le client et les départements internes concernés les différentes étapes de l'organisation de l'événement en vue de sa parfaite réalisation et de la pleine satisfaction du client,

Identifier et anticiper les besoins du client,

Appliquer les consignes du Superviseur Evénementiel dans le suivi des plans d'actions,

Veiller à la mise à jour des informations afin de transmettre aux équipes opérationnelles une information juste et rapide,

Connaitre et comprendre les contrats et leurs implications légales,

Conseiller les clients dans leurs choix techniques et logistiques et adapter leurs demandes en fonction des contraintes techniques,

Développer les ventes additionnelles, par une écoute et une anticipation des besoins du client,

Traiter les demandes en respectant les meilleurs délais,

Participer activement aux diverses réunions nécessaires à la réalisation de l'événement (réunion remise des fonctions, information sur les blocs chambres...)

Gestion administrative

Etablir et envoyer les propositions et les contrats aux clients,

Créer les rooming list, les feuilles de fonction (BEO) et configurer les blocks Opera,

Faire le rappel des dossiers en cours sur la semaine suivante,

Veiller au respect des règles de conditions de ventes, suivi des deposits et des retours des contrats signés,

Effectuer le classement des dossiers en cours, refusés, sans suite et annulés,

Assurer une bonne communication avec les équipes opérationnelles pour l'organisation et la gestion des évènements à venir par le biais de réunions hebdomadaires avec tous les services concernés (banquet, cuisine ...).

S'assure de d'appliquer la bonne mise en place des procédures

Energie et Environnement

S'assurer que dans les zones inoccupées les éclairages et la climatisation sont éteints,

Informer immédiatement le service technique de tout dysfonctionnement énergétique constaté tel que surconsommation chaud/froid, fuite d'eau, etc,

Respecter le tri des déchets tel qu'il est établi au sein de l'établissement (biodéchets, papier, carton, plastique...).

Hygiène et Sécurité

Reporter toute situation dangereuse ou à risque à son responsable,

Suivre les formations en matière de sécurité,

Suivre les procédures applicables dans l'entreprise afin d'assurer un environnement propre, sûr et sécuritaire.

Procédures et protections des informations

Protéger les informations confidentielles concernant les clients et les salariés de l'entreprise,

Maintenir la confidentialité des informations liées à l'entreprise,

Travailler en permanence dans le respect des procédures et de la législation en vigueur,

Respecter les règles d'utilisation du matériel, des machines et des outils informatiques.

Profil recherché

De préférence, un diplôme dans une discipline Restauration, Commerciale et/ou Evènementielle ou démonstration d'une expérience professionnelle équivalente.

Avoir le sens des responsabilités et le respect inconditionnel des règles en vigueur. Savoir organiser le travail de l'équipe en fonction de l'activité.

Compétences relationnelles

Relations interservices

oEtablir de solides relations professionnelles avec les autres services,

oPromouvoir un environnement de travail propice au partage d'opinions et à la confiance,

oEtre conscient de l'impact de son comportement sur ses collègues et sur l'environnement de travail,

oEncourager le travail d'équipe afin d'atteindre les objectifs

Relations avec les clients

oComprendre les besoins des différents types de clients et aider à développer une stratégie de service adaptée,

oPromouvoir un environnement orienté vers le service clients et encourager les Associés à créer des liens avec les clients,

oPrendre des risques mesurés lors de la résolution de problèmes clients.

Etat d'esprit

oAgir de façon à ce que tous les Associés soient valorisés et impliqués,

oAgir continuellement en adéquation avec la culture de l'entreprise en terme de service, égalité des chances, respect et traitement équitable,

oMaintenir un environnement de travail multigénérationnel et multiculturel,

oTenir compte de toutes les idées et opinions,

oS'assurer que tous les Associés aient la possibilité d'exploiter et de développer leur potentiel,

oS'adapter aux changements des attentes des Associés et des Clients,

oEtre dynamique, motivé, disponible et ponctuel.

Compétences professionnelles

Comportement

oAdopter un comportement qui véhicule la confiance et le respect des autres,

oDonner une bonne première impression et représenter l'entreprise en parfait accord avec ses valeurs.

Intégrité

oEtre un acteur de la lutte contre la fraude en rappelant régulièrement à l'équipe les règles et procédures applicables dans l'entreprise et en vérifiant leur application,

oReporter à sa hiérarchie tout dysfonctionnement,

oAppliquer les procédures ainsi que la législation en vigueur dans l'entreprise.

Compétences de gestion

Adaptabilité

oFaire preuve d'exemplarité et de maîtrise de soi en toutes circonstances,

oExpliquer les raisons du changement et son impact,

oEtre flexible face à de multiples requêtes et aux changements de priorités,

oFournir les ressources nécessaires pour faire face aux changements et aux défis.

Communication et professionnalisme

oEtudier l'impact des changements et partager son analyse avec ses supérieurs,

oPrésenter des informations en utilisant différentes méthodes adaptées,

oAdapter sa communication à son interlocuteur,

oComprendre en pratiquant l'écoute active,

oInterpréter pertinemment les communications verbales et non verbales,

oEtre professionnel et gagner le respect de ses collègues.

Expertise technique

oMaintenir de solides connaissances et compétences techniques et être exemplaire,

oDonner l'exemple et encourager l'usage approprié des locaux et installations, des équipements et des matériaux dans l'exécution des tâches,

oConnaître la politique de l'entreprise, les procédures, et la réglementation,

Compétences fondamentales requises

oSens du service client

oCompréhension et expression orale - Capacité d'écouter, de comprendre, d'expliquer ses informations et idées.

oMaîtrise de l'anglais,

oCompréhension écrite - Capacité à rédiger des passations de consignes des courriers, des notes de services, mémos,

oRigueur et méthode d'organisation

oMotivation et dynamisme

oFlexibilité

oOuverture d'esprit

Ce descriptif de poste est non exhaustif. Le titulaire peut être amené à accomplir d'autres missions.

Marriott International is an equal opportunity employer. We believe in hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive, people-first culture. We are committed to non-discrimination on any protected basis, such as disability and veteran status, or any other basis covered under applicable law.

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