La DIRAM a pour mission de mettre en oeuvre la politique régionale en faveur de la cohésion territoriale et sociale, fondée sur une forte transversalité.

Le pôle secrétariat de la DIRAM est commun à l'ensemble des services de la direction et composé d'une assistante de direction et responsable du pôle et de deux assistantes administratives. Le caractère mutualisé du secrétariat se traduit par une grande polyvalence dans les missions, qui participent pleinement à la dynamique de l'ensemble du groupe et à la performance collective. Il implique un fort esprit d'équipe et des capacités d'organisation et d'adaptation.

Le

  • La titulaire du poste a pour mission d'assister l'adjointe au directeur et d'assurer le secrétariat du service connaissance et dynamiques territoriales (SCODYT) et du pôle planifications territoriales (POPLAN).
  • Assister l'adjointe au directeur
  • Apporter un soutien (Accueil téléphonique, renseignements téléphoniques et orientation)
  • Participer à la préparation et à l'organisation de réunions ou d'événements (en présentiel et en visioconférence)
  • Mettre en forme de courriers et autres documents
  • Assister à la conduite des projets suivis par l'adjointe au directeur
  • Prendre des rendez-vous et tenir à jour l'agenda
  • Assurer le secrétariat et les travaux bureautiques du SCODYT et du POPLAN
  • Proposer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi
  • Assurer la planification et la logistique des réunions (en présentiel et en visioconférence) et des déplacements
  • Prendre des rendez-vous et tenir à jour des agendas
  • Élaborer les dossiers préparatoires aux réunions et transmettre les documents
  • Suivi des parapheurs et gestion via le iparapheur
  • Garantir l'accueil et le suivi du courrier des services
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs
  • rice
  • s si besoin
  • Gérer le courrier entrant-sortant (ARIANE) et le courrier électronique
  • Assurer et suivre le respect des délais de réponse
  • Centraliser et vérifier les parapheurs
  • Assurer l'enregistrement, le mailing et l'archivage des documents d'urbanisme (PLU, PLUi, SCOT)
  • Gérer l'enregistrement pour le suivi des CDAC
  • Participer à la gestion administrative des services
  • Centraliser et diffuser les informations dans les directions et services
  • Organiser et gérer les stocks des fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes
  • Organiser le classement et l'archivage de dossiers

Ces missions sont réalisées en partenariat étroit avec l'assistante de direction et les secrétaires des services PEGAL, SERSOC et SCOTER, de façon à garantir une parfaite circulation de l'information et une gestion efficace de la charge de travail.

Missions ponctuelles

Participation à la réalisation des missions des autres secrétaires de la direction PEGAL, SERSOC et SCOTER, en cas d'absence (permanence) ou pour gérer les pics d'activité.

Relations Hiérarchiques

  • L'agent dépend directement de (n +
  • (préciser la fonction) Patricia JAUFFRIT, cheffe du POSAM
  • L'agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d'agents et leurs fonctions)

Relations Fonctionnelles

  • Au sein de la Direction :
  • L'adjointe au directeur et cheffe du service du SCODYT
  • la cheffe du POPLAN
  • les assistantes des services du PEGAL, SERSOC et SCOTER
  • les agent
  • e
  • s du SCODYT et du POPLAN (et l'ensemble des agent
  • e
  • s de la DIRAM)
  • Au sein de la collectivité :

Relations fréquentes avec les services de la collectivité et notamment avec la direction générale des services et le secrétariat des vices-président

  • e
  • s
  • Partenaires extérieurs :

Contacts avec les autres Collectivités, les pays et conseils de développement, Association des Iles du Ponant, Mégalis Bretagne, les services de l'État, acteurs du développement local et de l'aménagement numérique et autres partenaires

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,...)??

Complexité du poste résultant des contacts téléphoniques fréquents, de la polyvalence des tâches demandées, des délais courts de certaines tâches et de la gestion d'un secrétariat mutualisé sur des activités très transversales.

CDD de 4 mois à pourvoir à compter du 01/11/2022. Rémunération nette mensuelle : 1627.71 € régime indemnitaire inclus, hors prélèvement à la source et éventuel supplément familial de traitement.

Entretiens au fil de l'eau.

Savoir et savoir-faire

? Très bonne connaissance et compréhension de l'activité de la direction et des missions de chacun

  • e
  • s des agent
  • e
  • s ? Technique et pratique de l'accueil téléphonique ? Excellente maîtrise des logiciels de bureautique, d'internet et de suivi (Amzer, Ariane, Lodennan, Easyreco, Liamm, Déplacements, KDS Corpo, Cervoprint, ,...) ? Maîtrise de logiciel d'enquête statistique (Limesurvey) ? Maîtrise des outils de visioconférence (Zoom, ...) et du iparapheur ? Connaître et respecter la charte graphique de la collectivité ? Capacité de mise en forme de documents et aptitude à la rédaction sommaire ? Connaître les circuits décisionnels et administratifs de la collectivité ? Connaître les procédures internes ? Connaissance du logiciel de gestion de dossiers et de gestion financière (Progos)

Aptitudes personnelles

? Avoir de bonnes qualités relationnelles

? Avoir le sens de l'accueil

? Sens de l'organisation et de la gestion du temps

? Discrétion, disponibilité, grande rigueur professionnelle

? Souci de réactivité et esprit d'initiative

? Savoir rendre compte

? Goût prononcé pour le travail collectif et aptitudes à travailler en équipe ??


Informations supplémentaires :

Ille-et-Vilaine, France

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