POSITION TITLE: Administrative Assistant

REPORTS TO: General Manager

DIRECT REPORTS: 0

LOCATION: Paris, France

Purpose

Provide support to multiple business functions within the French Market Team, predominantly Operations on a daily basis. This role will be administrative in nature whilst also maintaining front of house responsibilities.

Functions

  • Manage inbound and outbound correspondence from mail, phone and site visitors,
  • Maintain the company's legal documents, the online platform and delivery to recipients. Organization of all logistics around these documents and direct supplier relations,
  • Organize offices - Management of meeting room, office supplies, health and safety, facilities,
  • Participate in team meetings, write up minutes if necessary,
  • Liaise with multiple departments (finance, human resources, leasing, etc.),
  • Facilitate requests for scheduling deliveries, organizing couriers and responding to stakeholder needs,
  • Ensure office supplies (supplies, coffee, fruits), receive deliveries, and maintain inventory log,
  • Manage orders related to the maintenance of the organization of the premises and offices, and events in conjunction with the human resources department,
  • Maintain the technical means and premises available to employees,
  • Supporting the legal, finance and HR departments.
  • Assist Human Resources for event projects mainly and if requested by other departments and after managerial approval,
  • Organize catering when needed.

These job functions are representative of tasks accomplished by incumbents. The list is not exhaustive; incumbents perform other related tasks.

Working Conditions And Physical Demands

Position works in a standard office environment. Standing, sitting, and walking required daily.

Qualifications

  • Minimum of two year of administrative experience,
  • English and French fluent, a third language is a plus (Spanish/Italian),
  • Effective time management and organizational skills with a high level of attention to detail,
  • Excellent interpersonal skills and ability to communicate effectively in writing and verbally,
  • Proficient in Word, Excel and Outlook,
  • Shows initiative and must be reliable,
  • Able to work independently and as a team player,
  • Adaptable and flexible,
  • Communication, interpersonal and management skills,
  • Initiative, creativity, prudence and proactivity,
  • Service oriented.

It is the policy and practice of this Company to prohibit any form of discrimination or harassment based on race, color, religion, sex, gender identity, sexual orientation, transgender status, national origin, age, disability, military or veteran status, or status in any group protected by federal, state or local law.

TITRE DU POSTE : Assistant administratif

RELÈVE DE : Directeur général

SUBORDONNÉS DIRECTS : 0

LIEU : Paris, France

Objet

Fournir un soutien quotidien à plusieurs fonctions d'affaires au sein de l'équipe Français, principalement les opérations. Ce rôle sera de nature administrative tout en conservant des responsabilités de premier plan.

Fonctions

  • Gérer la correspondance entrante et sortante du courrier, du téléphone et des visiteurs du site,
  • Maintenir à jour des documents juridiques de l'entreprise, de la plateforme en ligne et livraison aux destinataires. Organisation de toute la logistique autour de ces documents et le relationnel fournisseur direct,
  • Organiser les bureaux - Gestion de salle de réunion, fournitures de bureau, santé et sécurité, installations,
  • Participer aux réunions de l'équipe, rédiger les minutes si nécessaire,
  • Assurer la liaison avec plusieurs départements ( finance , ressources humaines , leasing, ),
  • Faciliter les demandes de planification des livraisons, d'organisation des coursiers et de répondre aux besoins des parties prenantes,
  • Assurer l'approvisionnement du bureau (fournitures, café, fruits), réceptionner les livreurs, et tenir à jour le journal des stocks,
  • Gérer des commandes liées au maintien à l'organisation des locaux et bureaux, de l'évènementiel en lien avec la direction des ressources humaines,
  • Maintenir opérationnels les moyens techniques et les locaux mis à disposition des collaborateurs,
  • Supports aux départements juridique, finance, RH...
  • Assister les Ressources Humaines pour des projets évènement principalement et si d'autres départements le demandent et après approbation managériale,
  • Organiser la restauration au besoin.

Ces fonctions sont représentatives des tâches accomplies par les titulaires. La liste n'est pas exhaustive. Les titulaires s'acquittent d'autres tâches connexes.

Conditions De Travail Et Exigences Physiques

Le poste fonctionne dans un environnement de bureau standard. Se tenir debout, s'asseoir et marcher sont nécessaires quotidiennement.

Qualifications

  • Minimum de deux ans d'expérience administrative,
  • Anglais et français courants, une troisième langue est un plus (espagnol/italien),
  • Gestion efficace du temps et compétences organisationnelles avec un haut niveau d'attention aux détails,
  • Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à communiquer efficacement par écrit et verbalement,
  • Maîtrise de Word, Excel et Outlook,
  • Fait preuve d'initiative, de fiabilité,
  • Capable de travailler de façon autonome et en équipe,
  • Adaptable et flexible,
  • Compétences en communication, en relations interpersonnelles et en gestion,
  • Initiative, créativité, prudence et proactivité,
  • Orienté service.

La politique et la pratique de cette société sont d'interdire toute forme de discrimination ou de harcèlement fondé sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, le statut transgenre, l'origine nationale, l'âge, le handicap, le statut militaire ou d'ancien combattant, ou le statut dans tout groupe protégé par la loi fédérale, étatique ou locale.


Informations supplémentaires :

Boulogne-Billancourt, France

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