Date Limite Candidature : jeudi 26 janvier 2023

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Informations générales

Référence : INS1660-CATHEL-004

Nombre de Postes : 1

Lieu de travail : PARIS 16

Date de publication : jeudi 5 janvier 2023

Type de contrat : CDD Technique/Administratif

Durée du contrat : 12 mois

Date d'embauche prévue : 10 février 2023

Quotité de travail : Temps complet

Rémunération : 2107 à 2361 € bruts mensuels, selon l'expérience acquise

Niveau d'études souhaité : Bac+2

Expérience souhaitée : Indifférent

MISSIONS

Au sein de l'équipe support de l'institut des sciences de l'ingénierie et des systèmes (INSIS), sous l'autorité de la directrice adjointe administrative, l'assistant administratif/l'assistante administrative apporte un appui administratif et logistique aux membres de l'équipe scientifique et des pôles de l'institut.

Activités

  • Apporter un support opérationnel au délégué scientifique chargé de la mise en place et de la coordination de comités d'experts :
  • Aider à la constitution de comités d'experts : contact des membres pressentis, mise en place d'un calendrier de réunions
  • Organiser les réunions, rédiger les compte-rendu, constituer des dossiers, diffuser les informations pertinentes en interne
  • Participer à la mise en place d'actions pilotées par l'institut : enquêtes, appels à projets internes
  • Réaliser des supports de présentation
  • Apporter un appui administratif aux pôles fonctionnels de l'institut :
  • Consolider des données, mettre à jour des indicateurs
  • Organiser et préparer des réunions, diffuser les informations
  • Assurer le circuit de signature de décisions et conventions
  • Apporter un appui logistique pour l'organisation d'évènements
  • Contribuer à assurer la continuité de service en cas d'absence des autres assistants :
  • Assurer l'accueil et le secrétariat de l'équipe scientifique et support de l'institut
  • Organiser des réunions et déplacements
  • Gérer la messagerie commune aux assistants
  • Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et visites de laboratoires du directeur de l'institut ou de la DAA
  • Mettre en place une politique de classement et d'archivage

COMPÉTENCES

Savoir-faire :

  • Maîtriser les outils bureautiques courants (Outlook, Word, Excel et Powerpoint)
  • Connaître les techniques de gestion administrative
  • Avoir des connaissances budgétaire générales
  • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans
  • Savoir informer et rendre compte
  • Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences
  • Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
  • Savoir travailler en équipe
  • Etre capable d'initiatives, faire preuve d'autonomie

Savoir-être :

  • Rigueur
  • Discrétion
  • Bon relationnel

Contexte de travail

Le poste est situé au siège du CNRS à Paris (3, rue Michel-Ange, 75016 Paris), au sein de l'Institut des sciences de l'ingénierie et des systèmes (INSIS), l'un des 10 instituts thématiques du CNRS, en charge de la mise en oeuvre de la politique scientifique de l'établissement dans son domaine et de la coordination de l'action des 109 laboratoires de recherche qui lui sont rattachés.

Sous l'autorité du directeur, l'INSIS comprend 35 personnes, dont 15 au sein de l'équipe support.

Sous l'autorité de la directrice adjointe administrative (DAA) de l'institut, l'équipe support est en structurée en 7 pôles fonctionnels : structures et instances, ressources humaines, finances, communication, plateformes, international et Europe, partenariat et innovation. Deux assistantes apportent en outre leur appui auprès respectivement du directeur de l'institut et de la directrice adjointe administrative.

L'assistant administratif/l'assistante administrative vient en renfort des deux assistantes. Il/elle sera placé.e sous l'autorité de la directrice adjointe administrative, en lien fonctionnel étroit avec l'assistante du directeur de l'institut, afin d'apporter un appui à l'ensemble de l'équipe de l'institut dans un contexte d'accroissement de l'activité et afin de garantir une continuité de service.

Informations complémentaires

Durée du contrat : 12 mois, renouvelable

Formation exigée : Bac +2

Expérience souhaitée : débutant possible


Informations supplémentaires :

Paris 16e, France

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