Intitulé du poste

Assistant(e) Administratif H/F

Famille / Métier

Administration / Assistanat / Documentation - Administration / Assistanat

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps plein

Statut

ETAM

Niveau d'expérience

Confirmé

VOS MISSIONS ET CHALLENGES

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un assistant administratif H/F pour les activités du pôle Transport Urbain et Routier. Le poste est basé au centre de travaux du Bourget-du-lac.

Le poste proposé revêt une double dimension : administration et gestion.

En pratique ça donne quoi ?

Concernant la dimension administrative du poste, vous serez en charge :

• De l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires
• De la rédaction de supports de communication interne (notes de service)
• De la préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs
• De l'organisation d'évènements internes et externes
• Du traitement du courrier postal (recommandé, Dossier des Ouvrages Exécutés...)
• De la gestion des commandes (fournitures de bureau, mobilier, eau, Equipement de Protection Individuel ...) avec utilisation de l'outil PABLO
• De la gestion des services généraux : vérification règlementaire et réparation avec les prestataires de services (nettoyage, vérification annuelle électricité + extincteur, porte sectionnelle, exercice incendie, climatisation...)
• De saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, comptes-rendus ...), les reproduire et les diffuser
• De la gestion des réservations (hôtel, train, avion...)
• De la gestion des notes de frais des collaborateurs en production

Vous serez également l'interlocuteur privilégié du service informatique et téléphonie sur la partie commandes, restitutions et suivi des dépenses associées du matériel.

Concernant la partie gestion, vous serez un réel appui de l'équipe actuelle sur les sujets parc :

• Véhicules : suivi du parc et des coûts associés
• Gestion des badges AREA : suivi et refacturation des dépenses associées
• Cartes hors parc : suivi des cartes, contrôle des coûts associés.

Enfin, en support de l'assistante de gestion, vous serez en charge :

• De la facturation simple
• Des sujets liés à BYES360
• Des relances clients

ET SI C'ÉTAIT VOUS ?

Issu(e) d'une formation bac+2 en gestion administrative ou BTS assistant(e) de direction vous avez idéalement une expérience professionnelle de 3 ans.

Vous êtes dynamique, rigoureux(se), avenant(e).

Vous avez de bonnes qualités relationnelles qui vous permettent d'être à l'aise avec différents interlocuteurs.

Vous avez le sens de la confidentialité et le sens du service.

Vous maîtrisez les outils informatiques.

Localisation du poste

Ville

Bourget du lac

Localisation du poste

Europe, France

Informations générales

Entité de rattachement

Bouygues Energies & Services, conçoit, installe, entretient et exploite des systèmes techniques et des services sur mesure dans plus de 30 pays. Ces services permettent aux clients de conjuguer maîtrise de leur consommation d'énergie et qualité du cadre de vie et de travail pour leurs usagers. Nous sommes engagés en faveur de la diversité et ouverts à tous les talents.

Référence

2023-29438

Date de début de diffusion

28/02/2023