Soucieux de définir une stratégie partagée face aux enjeux des territoires et institutions départementales, les Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine ont créé début 2016 un établissement public de coopération interdépartementale (EPI 78-92) ayant vocation à porter les politiques menées de concert entre les deux départements et les services chargés de leur mise en oeuvre.

Au sein de cet EPI, le Service interdépartemental des Agréments et des Adoptions (SIAA), mis en place en janvier 2017, a pour vocation d'apporter une offre de service adaptée et modernisée, permettant d'accompagner les familles dans leurs démarches d'agrément et de mieux les soutenir et les accompagner au moment de la réalisation de leur projet.

Il regroupe près de 25 collaboratrices réparties en 2 équipes : une équipe psycho-sociale (composée de 3 psychologues et 10 référentes socio éducatives) et une équipe administrative composée de 8 collaboratrices.

Dans le cadre de cette dynamique, l'équipeadministrative recherche avec beaucoup d'enthousiasme son prochain Assistant administratif H/F en charge des agréments dans le cadre d'un remplacement suite à un détachement.

Votre objectif principal ? Assurer la gestion administrative des agréments en vue d'adoption et des demandes de kafalas des Yvelines et des Hauts-de-Seine.

RUEIL MALMAISON, au sein - MAD/EPI 78-92/ADOPTION/EQUIPE ADMINISTRATIVE

Les missions en bref ...

En tant qu' Assistant administratif en charge des agréments , votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes : ?

Gérer l'administration des agréments en vue d'adoption 78 et 92 depuis la demande jusqu'à la fin de validité (5 ans) :

• Constitution du dossier des candidats,
• Mandatement des travailleurs sociaux et bons de commande pour les psychologues / psychiatres prestataires,
• Suivi de l'avancée de l'évaluation en lien avec le travailleur social désigné,
• Notification de la décision
• Suivi administratif pendant les 5 ans de validité : confirmation annuelle, actualisation à 2 ans, demandes de modification de notice
• Mise à jour des bases de données et tableaux de bord de suivi

? Gérer l'administration des demandes de kafalas 78 et 92 :

• Enregistrement des demandes,
• Envoi du dossier à compléter aux usagers,
• Vérification de la complétude des dossiers,
• Suivi de l'avancée de l'évaluation en lien avec le travailleur social désigné,
• Mise en relecture au responsable,
• Envoi du rapport au candidat,
• Liaison avec le Ministère de la Justice pour les dossiers Maroc,
• Suivi de toute question sur les kafalas
• Mise à jour des bases de données et tableaux de bord de suivi

? Assurer l'accueil physique et téléphonique du service :

• Accueil et orientation des usagers se présentant pour un entretien,
• Accueil et orientation téléphonique vers les professionnelles du service.

? Organiser et suivre les réunions d'information collectives relatives aux demandes d'agrément :

• Inscription des candidats,
• Organisation de la réunion : réservation salle ou organisation de la visio conférence, préparation et suivi de l'émargement, envoi du dossier à compléter à l'issue.
• Gestion tableaux de suivi pour statistiques

? Gérer les courriers et parapheurs, entrants et sortants : enregistrement et suivi.

? Assurer la rédaction de relevés de conclusions de réunions du service, en lien avec la Chef de service.

Autres informations

• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique et aux candidats issus du secteur privé (recrutement sur un poste permanent - statut contractuel - CDD de droit public de 3 ans renouvelables)
• Poste basé : 16 bis avenue de la République 92500 Rueil Malmaison
• Date de démarrage souhaitée :01/04/2023 (temps plein)
• télétravail possible : 2 jours par semaine après accord du manager

Date publication site Web

08/03/2023

Nos atouts :

Notre ambition

En choisissant de travailler à nos côtés, vous placez votre ambition au service de ce qui compte vraiment.

Nous rejoindre, c'est aussi vous engager auprès d'une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs où chacun peut façonner les contours de son poste.

Pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d'un statut ou d'un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs, et déterminés, ayant l'esprit d'initiative et un certain sens de l'intérêt général. Quel que soit votre parcours, quel que soit votre domaine de compétence, votre profil forcément unique nous intéresse car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Notre promesse : vous faire vivre une expérience professionnelle riche de sens, source d'employabilité et d'équilibre.

La vie au Département des Yvelines

Concrètement, vous bénéficiez de nombreux avantages :

• un accompagnement dès votre arrivée, avec un parcours d'intégration complet pour faciliter votre prise de poste et découvrir votre nouvel environnement : sessions d'intégration « Bienvenue à bord ! », boxe de bienvenue, promotion virtuelle Teams, modules de formation e-learning, sessions « Au coeur de nos métiers », etc.
• des conditions de travail souples, avec la possibilité de télétravailler pour les métiers qui le permettent (2 jours par semaine) et de travailler dans les différents espaces de co-working dans les Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine
• un investissement important pour votre formation, avec une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour développer votre employabilité, ainsi qu'un accompagnement individualisé pour soutenir vos projets professionnels et vos souhaits de mobilité lors de votre Entretien de Parcours Professionnel avec votre référent RH
• un parcours professionnel dont vous êtes acteur, avec des moments d'information clés pour vous ressourcer et élargir votre horizon professionnel : conférences inspirantes mensuelles, semaines thématiques, séminaires, ateliers managers, formations à l'utilisation des réseaux sociaux, organisation d'un shooting photo avec un professionnel, newsletter mensuelle RH l'Essentiel, magazine interne Ressources & Vous, podcasts, bibliothèque numérique, etc.
• un large panel d'avantages pour un équilibre professionnel optimal, avec jusqu'à 47 jours de congés annuels, une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance, l'accès à des titres restaurant et des offres négociées auprès des restaurateurs de proximité ou encore des prestations sociales attractives par le biais du CNAS : sport, voyages, billetterie, culture, aide à l'accès au logement, activités sportives à tarifs très avantageux, etc.
• la possibilité d'exprimer vos engagements auprès d'une organisation engagée dans une démarche RSO (Responsabilité Sociétale des Organisations) et d'écoresponsabilité.

Vos atouts :

Envie de nous rejoindre et de mettre votre ambition au service de ce qui compte vraiment ? Si le profil suivant est le vôtre, nous avons hâte de vous rencontrer !

FORMATION

• De formation minimum Bac secrétariat-administratif

EXPERIENCE

• 1 à 2 ans minimum d'expérience en protection de l'enfance

SAVOIR

• Connaissances socio-éducatives et juridiques en protection de l'enfance indispensables
• Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement de l'EPI.
• Connaissance de la législation sur l'adoption et l'aide sociale à l'enfance.

SAVOIR FAIRE

• Capacités rédactionnelles
• Sens de l'organisation et de la rigueur
• Savoir communiquer avec les interlocuteurs internes et externes.
• Savoir travailler et échanger en équipe.
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Aptitude à travailler en polyvalence
• Maîtriser les outils informatiques (Pack Office) et aptitudes à découvrir de nouveaux logiciels métier

SAVOIR ETRE

• Qualités relationnelles
• Capacité d'adaptation
• Discrétion, confidentialité
• Autonomie dans le travail