JOB DESCRIPTION

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Résumé du poste

Dans le cadre de vos missions au sein de notre établissement, vous organisez et coordonnez les réservations de groupes et d'événements au sein de l'hôtel.

Vous avez la charge de la gestion et organisation des demandes de réservations pour les groupes (repas, séminaire, mariage, cocktails, conférence...) ainsi que de l'optimisation des plannings de disponibilité des chambres (en relation avec le service de réservations) et des espaces de restauration (en relation avec le service de restauration). Vous participez au développement du chiffre d'affaires et vous coordonnez les événements avec les différents services de l'hôtel. Vous êtes amené(e) à réaliser des visites de l'hôtel. Vous êtes amené(e) à promouvoir l'établissement lors de visites de l'hôtel dans son ensemble. Vous assistez l'ensemble des départements de l'hôtel dans son ensemble.

Missions et responsabilités principales

Techniques métiers, Ventes & Relations client

• Traite les réservations groupe dans le respect des standards en vigueur et des procédures internes
• Suit & contrôle au quotidien les dossiers en cours
• Oriente & conseille les clients dans leurs choix tout en utilisant les techniques d'upselling, en collaboration avec les services concernés
• Répond aux demandes de disponibilités & rédaction d'offres commerciales pour les évènements locaux dans le but de concrétiser les ventes
• Suit les réservations en option et relance les clients / partenaires pour les événements locaux
• Respecte & applique les procédures & les standards en vigueur
• Veille à maintenir une qualité optimale de service envers les clients, les visiteurs ainsi qu'entre les différents services.
• Fait preuve de proactivité et de réactivité concernant les demandes et besoins personnalisés.
• Accueille personnellement certains clients et est présent(e) lors des évènements et des arrivées groupes
• Réalise des visites de site & de vente de l'hôtel aux clients individuels, agences de voyages, Tour Operators & groupes
• Suit et gère les litiges clients
• Communique avec les autres services dans le cadre des actions partenariales
• Participe aux réunions : briefing quotidien, réunions opérationnelles hebdomadaires...
• Participe activement à la stratégie de revenu de l'hôtel en collaboration avec l'équipe Revenue et Vente
• Possède un excellent sens du service
• Veille au bon déroulement du séjour des groupes
• Prépare et diffuse les feuilles de fonction
• Rapporte quotidiennement l'activité au Resort Manager, Responsable des Réservations et Directeur de la Restauration
• Connaît les prestations et les tarifs appliqués chez la concurrence
• Prospecte et fidélise les clients locaux
• Est présent(e) sur les salons professionnels ou missions ponctuelles (tout segment) si nécessaire
• Suit les propositions commerciales de toute demande de groupe, le contrat et le dossier jusqu'au départ du client
• Maintient un contact régulier avec les clients habitués et prestataires extérieurs / professionnels (tout segment)
• Participe à la création des nouveaux supports commerciaux pour le service de ventes des groupes
• Travaille en étroite collaboration avec la personne en charge du cluster sales group, connaît les dossiers en cours, les propositions envoyées.
• Organise des conférence call lors des passations des contrats signés afin d'assurer une bonne transition avec les nouveaux clients

Administratif, Gestion & Finances

• Promeut activement les services et installations disponibles pour les clients de l'hôtel et de Rosewood Hotels & Resorts, en maximisant les revenus provenant d'autres points de vente
• Participe à la mise en oeuvre des stratégies pour augmenter à la fois le rendement et le REVPAR, en liaison avec le service Sales & Marketing, le Directeur Hébergement et le Directeur de la Restauration si nécessaire, pour assurer la maximisation globale des revenus.
• Communique régulièrement avec le service Sales & Marketing (prospects, occupation selon les périodes, modèles de réservation, plaintes clients etc.
• Participe aux activités liées aux ventes et aux relations publiques, selon les instructions : voyages de vente, divertissements, visites de familiarisation, réunions, etc.

Management

• Promeut les relations de travail constructives et coopératives tout en optimisant la productivité et sans impacter l'expérience client
• Développe et met à jour les standards et procédures liés à son Département et veille à ce qu'ils soient maintenus au plus haut niveau, tout en s'assurant de leur conformité pour une cohérence à travers le groupe.

Langues & Bureautique

• Maitrises de l'anglais et du français impératives
• Maitrise d'une autre langue souhaitable
• Maitrise de Pack Microsoft Office impérative
• Maîtrise du logiciel Opera, Delphi

Aptitudes & Qualités

• Esprit d'équipe
• Dynamisme
• Réactivité
• Flexibilité
• Exemplarité
• Sens du contact et du service
• Aisance relationnelle
• Rigueur et méthodologie
• Sens du détail
• Autonomie
• Excellente présentation