Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
Le Groupe Hospitalier Saint-André est situé au coeur de la ville de Bordeaux, il regroupe l'Hôpital Saint-André, l'aîné des établissements du CHU de Bordeaux, ainsi que le Centre Jean Abadie.
Description du poste :
Secrétariat composé de deux bureaux et de trois professionnelles.
Horaires :
8 h 30 - 16 h 00 : une semaine sur trois
10 h 00 - 17 h 30 : une semaine sur trois
1 horaire intermédiaire à effectif complet
Roulement hebdomadaire poste accueil et saisie
Accueil
Accueil physique/téléphonique et orientation des patients
Gestion des appels VillHop, prise de messages, etc
Prise de rendez-vous de consultation en direct et par téléphone, des reports de consultation, des indisponibilités médicales - Dx Planning
Préparation des consultations du jour (sortie des dossiers, sortie des plannings)
Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative
Gestion des agendas des médecins (dans Outlook)
Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, examens...) en lien avec les services de consultations et d'hospitalisations
Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire
Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) : consultations et hospitalisation de jour U20
Gestion et suivi des éléments du dossier patient
Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identito-vigilance
Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentair
Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales
Gestion de l'interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
Traitement des courriers
Fusion sur Dx Care des comptes-rendus d'hospitalisation
Lettres de sortie urgentes quotidiennes,
saisie des courriers de consultation et d'hôpital de jour U20, certificats médicaux, ...
Gestion des commandes de fournitures (LYRECO, CPAGE, reprographie).
Création des habilitations des nouveaux internes et praticiens sur Via Trajectoire
Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance
Activités spécifiques :
Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)
Statistiques hebdomadaires des comptes-rendus d'hospitalisation (recherche des CRH non faits).
Profil recherché :
Maîtrise des outils informatiques (Word, DxCare, DxPlanning, Spark, Excel, Power-Point)
Codage des actes
Messagerie électronique (mails), intranet
Gestion de prise de rendez-vous sur agenda électronique (Exchange)
Niveau expert en orthographe
Gestion documentaire
Droit des usagers du système de santé
Règlementation des archives médicales$
Vocabulaire médicale
Capacité d'adaptation
Sens du travail en équipe et de la communication
Qualité d'écoute et d'accueil
Autonomie
Organisation, méthode
Rapidité d'exécution
Respect des procédures
contact : Corinne COUTANTIN Coordinatrice des Secrétariats Médicaux +33 (0)5 57 82 10 64