Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Le Groupe Hospitalier Saint-André est situé au coeur de la ville de Bordeaux, il regroupe l'Hôpital Saint-André, l'aîné des établissements du CHU de Bordeaux, ainsi que le Centre Jean Abadie.

Description du poste :

Secrétariat composé de deux bureaux et de trois professionnelles.

Horaires :

8 h 30 - 16 h 00 : une semaine sur trois

10 h 00 - 17 h 30 : une semaine sur trois

1 horaire intermédiaire à effectif complet

Roulement hebdomadaire poste accueil et saisie

Accueil

Accueil physique/téléphonique et orientation des patients

Gestion des appels VillHop, prise de messages, etc

Prise de rendez-vous de consultation en direct et par téléphone, des reports de consultation, des indisponibilités médicales - Dx Planning

Préparation des consultations du jour (sortie des dossiers, sortie des plannings)

Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative

Gestion des agendas des médecins (dans Outlook)

Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, examens...) en lien avec les services de consultations et d'hospitalisations

Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire

Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) : consultations et hospitalisation de jour U20

Gestion et suivi des éléments du dossier patient

Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identito-vigilance

Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentair

Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales

Gestion de l'interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient

Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

Traitement des courriers

Fusion sur Dx Care des comptes-rendus d'hospitalisation

Lettres de sortie urgentes quotidiennes,

saisie des courriers de consultation et d'hôpital de jour U20, certificats médicaux, ...

Gestion des commandes de fournitures (LYRECO, CPAGE, reprographie).

Création des habilitations des nouveaux internes et praticiens sur Via Trajectoire

Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance

Activités spécifiques :

Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)

Statistiques hebdomadaires des comptes-rendus d'hospitalisation (recherche des CRH non faits).

Profil recherché :

Maîtrise des outils informatiques (Word, DxCare, DxPlanning, Spark, Excel, Power-Point)

Codage des actes

Messagerie électronique (mails), intranet

Gestion de prise de rendez-vous sur agenda électronique (Exchange)

Niveau expert en orthographe

Gestion documentaire

Droit des usagers du système de santé

Règlementation des archives médicales$

Vocabulaire médicale

Capacité d'adaptation

Sens du travail en équipe et de la communication

Qualité d'écoute et d'accueil

Autonomie

Organisation, méthode

Rapidité d'exécution

Respect des procédures

contact : Corinne COUTANTIN Coordinatrice des Secrétariats Médicaux +33 (0)5 57 82 10 64