L'adjoint(e) administratif(ve) accompagne au quotidien le président ou le directeur du département au sein duquel il/elle est affecté(e) et l'aide dans la gestion des dossiers, l'administration du service, etc. Il/Elle participe plus largement au bon fonctionnement du service et de l'entreprise.

Tâches principales :

• Édite, consulte et effectue une première analyse de rapports pour le compte de sa direction.
• Assure les tâches d'assistance pour le compte de sa direction : suivi de courrier, correspondances, prise de rendez-vous, etc.
• Rédige des comptes rendus, met à jour des reportings, contrôle des factures, notes de frais
• Prépare des présentations sur des sujets variés demandés par sa direction, en utilisant les différents outils bureautiques. Rassemble les informations collectées auprès des différents départements, assure leur mise en forme et coordonne la préparation des réunions de revue (budget meetings, présentations de fin de période, etc.)
• Formalise et suit les dossiers qui lui sont délégués.
• Contrôle la fiabilité des informations saisies dans le système informatique.
• Assure une bonne circulation de l'information au sein du service, de l'entreprise, et assure l'interface avec les contacts externes (autres filiales de Costco, sociétés et partenaires externes).
• Traite les dossiers avec tact, discrétion et souci de la confidentialité des données qui lui sont confiées.
• Participe au bon fonctionnement de son département, et plus généralement à celui du siège.
• Garantit un accueil chaleureux et courtois aux membres, fournisseurs, prestataires externes, etc.
• Aide les autres départements si nécessaire.

PROFIL REQUIS :

Qualifications souhaitées :

Une première expérience réussie d'au moins 2 années sur un poste similaire.

Maîtrise parfaitement le Pack Office et Google Suite (Sheet etc.)

• Maîtrise impérative de l'anglais courant (bilingue souhaité).

Dispose de compétences en comptabilité.

Habilitations nécessaires :

Des formations et autorisations internes spécifiques pourront être dispensées par la société.

Qualités requises :

• Rigueur, sens de l'organisation, autonomie
• Capacité à hiérarchiser et prioriser l'information, aptitudes à la prise de recul
• Sens du travail en équipe
• Esprit d'initiative, réactivité, adaptabilité
• Sens du contact
• Excellente communication et qualités rédactionnelles avérées
• Tact, discrétion et sens de la confidentialité
• Maîtrise impérative de l'anglais
• Bonne maîtrise des outils informatiques