Date Limite Candidature : mercredi 27 septembre 2023

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant Administratif (H/F) en gestion administrative et financière

Référence : UMR8539-ISARIC-097

Nombre de Postes : 1

Lieu de travail : PARIS 05

Date de publication : mercredi 6 septembre 2023

Type de contrat : CDD Technique/Administratif

Durée du contrat : 12 mois

Date d'embauche prévue : 1 novembre 2023

Quotité de travail : Temps complet

Rémunération : A partir de 2 191.33 Euros selon expérience

Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)

Expérience souhaitée : Indifférent

BAP : Gestion et Pilotage

Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

MISSIONS

Réaliser des activités de gestion administrative et financière (une formation sera assurée en interne) et assister le groupe Climaction du LMD qui propose des actions dans le but de réduire l'impact carbone du laboratoire.

Activités

Activité 1 : assurer le suivi budgétaire des projets de recherche

o contrôle de l'exécution du budget avec les porteurs des projets

o préparation des rapports financiers

Activité 2 : instruire des dossiers de déplacements professionnels (« missions »), avec et sans frais, en France et à l'étranger en conformité avec la réglementation publique

Activité 3 : instruire des dossiers d'achats sur SIFAC en conformité avec la réglementation publique

Activité 4 : assister le groupe Climaction

o Réalisation annuelle de l'empreinte carbone du LMD

o Communication : organisation d'événements de sensibilisation et alimentation d'une plateforme Intranet Climaction

o Rédaction des comptes rendus lors des réunions du groupe

COMPÉTENCES

• Connaissance des outils bureautiques (Excel, Word, messagerie électronique) et de gestion financière (la connaissance de GESLAB et SIFAC serait un plus)
• Connaissance des notions de base du budget et des finances publiques serait appréciée
• Compréhension, expression écrite et orale en anglais (lecture et rédaction de courriels, échanges verbaux avec des visiteurs étrangers)
• Savoir prendre des notes, réaliser des comptes rendus et des synthèses
• Etre autonome tout en sachant rendre compte de son activité à sa hiérarchie
• Savoir hiérarchiser ses tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances et des contraintes
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
• Avoir le sens du relationnel et de l'accueil

Contexte de travail

Sous la tutelle du CNRS, de l'Ecole polytechnique (EP), de l'Ecole normale supérieure (ENS) et de Sorbonne université (SU), le LMD étudie l'atmosphère et le changement climatique en s'appuyant sur la modélisation numérique et l'observation de l'atmosphère, de l'océan et des surfaces continentales à diverses échelles, du local au régional. Le LMD est un laboratoire de 220 personnes localisé sur trois sites : l'un à Palaiseau (EP), les deux autres à Paris (ENS et SU/Jussieu). Le service administratif est constitué de 9 personnes : 7 travaillant sur le site de Palaiseau et 2 personnes travaillant chacune sur un site parisien.

L'assistant en gestion administrative contribuera au travail de l'équipe administrative dans un esprit d'entraide. Il aura son bureau à Jussieu où il travaillera plus étroitement avec la gestionnaire actuellement en place. Il pourra être amené à se rendre sur le site de l'ENS (10/15 mn à pied) pour travailler avec la gestionnaire de ce site et avec les chercheurs de l'ENS. Il sera formé aux règles et procédures qui s'appliquent à nous ainsi qu'aux outils de gestion du CNRS et de SU.

Le laboratoire s'est engagé dans une démarche de réduction de son impact carbone. Un groupe « Climaction » a été constitué depuis quatre ans. Il réalise le bilan carbone annuel du laboratoire et propose des actions pour diminuer les émissions de CO2 du laboratoire. L'assistant en gestion administrative assistera le groupe Climaction et contribuera à la mise en oeuvre des actions. Toute initiative de sa part dans ce domaine sera bienvenue.

Contraintes et risques