Assistant Administratif en évènementiel H/F CDD

A Apprentis d'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique et acteur engagé dans le champ de l'Économie Sociale et Solidaire, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans une dynamique collective, propice au développement de chacun et de tous, en donnant du sens à son action.

Rejoindre nos équipes engagées au service des jeunes et des familles, c'est faire le choix de contribuer à la vitalité de la fondation, tisser des liens de qualité et contribuer au bien commun.

Pour notre site de PARIS-16E-ARRONDISSEMENT (75016), nous recherchons un Assistant Administratif en évènementiel H/F CDD en CDD de surcroit.

Missions :

Rattachée à la Responsable Evènements, vous contribuez aux évènements du siège qui s'inscrivent dans l'enjeu de l'animation du site du 40, porteur du patrimoine de la Fondation.

Vos principales missions sont :

1.Assurer l'organisation administrative et logistique

• Tenir à jour les bases de données (Médias, fichier des paroisses)
• Suivre et participer aux envois de mailing postaux et des emailings
• Accompagner les démarches administratives (Mairie, Préfecture, Commissariat) pour les demandes d'autorisations légales afin de recevoir du public sur le site du siège en lien avec les évènements.
• Préparer les courriers, compte rendu de réunions internes, assurer le classement de dossier et de documentation, en collaboration avec la responsable
• Soutenir/ participer à la logistique des évènements (Impression, installation...)
• Archiver les insertions presse
• Classer les documents témoins de chaque évènement

2. Suivi budgétaire

• Suivre des factures et mise à jour du tableau budgétaire des événements

3. Communication et Marque employeur

• Participer à la communication externe et interne : affichage des supports print (Flyer, visuels, plaquettes, brochures...) pour alimenter notamment la documentation sur le site 40 (Siège)
• Collaborer à l'organisation des évènements qui se déroulent sur le site du 40 (siège) en étant présent(e) certains week-end et soirées pendant les événements (notamment le 27/09-1er/10 & deux premiers week-end de décembre)
• Contribuer à l'ancrage positif dans le quartier et la bonne notoriété d'Apprentis d'Auteuil

Profil :

• De formation Bac + 2, type BTS, DUT en assistanat de direction ou avec une spécialisation en communication/évènementiel, vous avez une expérience professionnelle de 3 ans minimum sur un poste similaire
• Fiable, proactif(ve) et organisé(e), vous êtes doté(e) d'une excellente aisance relationnelle et d'un grand sens de service.
• Reconnu(e) pour votre polyvalence, rigoureux(se), vous avez une bonne aisance rédactionnelle et maitrisez l'orthographe.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Bases de données)
• Vous souhaitez vous impliquer dans le secteur de l'Economie Sociale et solidaire. Vos valeurs sont celles que nous partageons : solidarité, respect de la personne, sens du collectif et de la co-construction.
• Vous désirez vous engager pour les causes de la Fondation Apprentis d'Auteuil et vous adhérez à son projet.

CDD de 3 mois à pourvoir rapidement

Récupérations des jours travaillés en sus pendant les événements, en jours de repos