DESCRIPTION DE L'OFFRE

Responsable du pôle protocole au sein de la Direction de la Communication

Référence : 2023/424

Catégorie : Catégorie A

Cadres d'emplois : attachés

Direction : Direction de la Communication

Grandes lignes d'activité du service

La Direction de la Communication, sous l'autorité du DGS et en lien avec l'exécutif, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes :

• Le pôle événementiel et visibilité institutionnelle : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
• Le pôle protocole: organisation d'événements (inaugurations, visites du président, colloques ) e traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers.
• Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication
• Le service relations presse: gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l'image de la collectivité
• Le service Editorial-Digital-Images: pilotage et suivi magazine départemental, des réseaux sociaux et de la communication digitale
• Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
• Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
• Le service courrier : réception et tri de l'ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental

Enjeux et objectifs du poste

Piloter l'organisation de l'ensemble des évènements du Conseil départemental ainsi que les visites officielles du Président.

Garantir les relations extérieures en accord avec le protocole du Conseil départemental.

Encadrer les équipes sous sa responsabilité et garantir le bon fonctionnement quotidien des activités ainsi que la qualité des services rendus (management d'une équipe de 6 agent.e.s).

Missions principales

Encadrement des équipes :

• Organiser, suivre, contrôler et évaluer les activités de l'équipe
• Encadrer, animer et mobiliser l'équipe
• Réaliser et/ou renseigner des outils de suivi d'activité, des rapports, notes, etc
• Assurer le relai RH des personnels (temps de travail, congés, formations etc.)
• Réaliser les entretiens professionnels et accompagner au développement des compétences
• Prévenir, repérer, réguler et signaler les dysfonctionnements et les situations de conflits
• Formuler des propositions d'amélioration des méthodes de travail
• Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante auprès de l'équipe et de la hiérarchie

Pilotage du protocole

• Elaborer la stratégie protocolaire découlant des orientations politiques
• Superviser l'organisation des événements portés par la collectivité (inaugurations, visites officielles du Président )
• Superviser le traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers en lien avec la chefferie de cabinet
• Exercer un rôle de conseil en matière de protocole auprès des acteurs de la collectivité (services) et de reporting auprès de la direction

Missions secondaires

Conditions particulières d'exercice

Travail soir et week-end possible selon événements

Déplacements possibles sur le territoire et ponctuellement sur d'autres départements

Télétravail possible sous réserve des nécessités de service

Savoirs et savoirs faire opérationnels

SAVOIRS:

Techniques d'organisation et de planification

Procédures et règlementation relatives aux domaines traités

Méthodes et outils de management

Techniques de communication, de médiation et de gestion des conflits

Technologies de l'information, de la communication et du multimédia

Environnement administratif, institutionnel et politique

SAVOIRS-FAIRE:

Faire appliquer la règlementation, les normes et les procédures de son champ d'intervention

Rendre compte de son activité et savoir alerter si nécessaire

Piloter, animer et mobiliser une équipe

Superviser, contrôler et évaluer les activités de l'entité encadrée

Concevoir et gérer une action de communication (évènement)

Dialoguer avec les partenaires dans son domaine d'intervention

Aptitudes personnelles

Méthode et rigueur

Respect et écoute

Relationnel

Analyse et synthèse

Travail en équipe

Discrétion

Réactivité

Adaptabilité

Dynamisme

Lieu de travail : Toulouse, Occitanie, FR

Lieu d'affectation : 1 boulevard de la Marquette

Niveau d'étude : BAC + 3

Date limite de dépôt de candidature : 12/12/2023

Personne à contacter : Fanny CERTAIN

Téléphone : 05 34 33 17 23