DESCRIPTION DE L'OFFRE
Responsable du pôle protocole au sein de la Direction de la Communication
Référence : 2023/424
Catégorie : Catégorie A
Cadres d'emplois : attachés
Direction : Direction de la Communication
Grandes lignes d'activité du service
La Direction de la Communication, sous l'autorité du DGS et en lien avec l'exécutif, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes :
- Le pôle événementiel et visibilité institutionnelle : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
- Le pôle protocole: organisation d'événements (inaugurations, visites du président, colloques ) e traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers.
- Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication
- Le service relations presse: gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l'image de la collectivité
- Le service Editorial-Digital-Images: pilotage et suivi magazine départemental, des réseaux sociaux et de la communication digitale
- Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
- Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
- Le service courrier : réception et tri de l'ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental
Enjeux et objectifs du poste
Piloter l'organisation de l'ensemble des évènements du Conseil départemental ainsi que les visites officielles du Président.
Garantir les relations extérieures en accord avec le protocole du Conseil départemental.
Encadrer les équipes sous sa responsabilité et garantir le bon fonctionnement quotidien des activités ainsi que la qualité des services rendus (management d'une équipe de 6 agent.e.s).
Missions principales
Encadrement des équipes :
- Organiser, suivre, contrôler et évaluer les activités de l'équipe
- Encadrer, animer et mobiliser l'équipe
- Réaliser et/ou renseigner des outils de suivi d'activité, des rapports, notes, etc
- Assurer le relai RH des personnels (temps de travail, congés, formations etc.)
- Réaliser les entretiens professionnels et accompagner au développement des compétences
- Prévenir, repérer, réguler et signaler les dysfonctionnements et les situations de conflits
- Formuler des propositions d'amélioration des méthodes de travail
- Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante auprès de l'équipe et de la hiérarchie
Pilotage du protocole
- Elaborer la stratégie protocolaire découlant des orientations politiques
- Superviser l'organisation des événements portés par la collectivité (inaugurations, visites officielles du Président )
- Superviser le traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers en lien avec la chefferie de cabinet
- Exercer un rôle de conseil en matière de protocole auprès des acteurs de la collectivité (services) et de reporting auprès de la direction
Missions secondaires
Conditions particulières d'exercice
Travail soir et week-end possible selon événements
Déplacements possibles sur le territoire et ponctuellement sur d'autres départements
Télétravail possible sous réserve des nécessités de service
Savoirs et savoirs faire opérationnels
SAVOIRS:
Techniques d'organisation et de planification
Procédures et règlementation relatives aux domaines traités
Méthodes et outils de management
Techniques de communication, de médiation et de gestion des conflits
Technologies de l'information, de la communication et du multimédia
Environnement administratif, institutionnel et politique
SAVOIRS-FAIRE:
Faire appliquer la règlementation, les normes et les procédures de son champ d'intervention
Rendre compte de son activité et savoir alerter si nécessaire
Piloter, animer et mobiliser une équipe
Superviser, contrôler et évaluer les activités de l'entité encadrée
Concevoir et gérer une action de communication (évènement)
Dialoguer avec les partenaires dans son domaine d'intervention
Aptitudes personnelles
Méthode et rigueur
Respect et écoute
Relationnel
Analyse et synthèse
Travail en équipe
Discrétion
Réactivité
Adaptabilité
Dynamisme
Lieu de travail : Toulouse, Occitanie, FR
Lieu d'affectation : 1 boulevard de la Marquette
Niveau d'étude : BAC + 3
Date limite de dépôt de candidature : 12/12/2023
Personne à contacter : Fanny CERTAIN
Téléphone : 05 34 33 17 23