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Publiée : 30/01/2024  
Type d'emploi : CDD Temps plein
Domaine d'emploi : Support administratif / Service
Scolarité min. : Bac +2


Date Limite Candidature : mercredi 14 février 2024

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Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant·e administratif·ive H/F

Référence : MOY1800-CAMPLO-030

Nombre de Postes : 1

Lieu de travail : LILLE

Date de publication : mercredi 24 janvier 2024

Type de contrat : CDD Technique/Administratif

Durée du contrat : 12 mois

Date d'embauche prévue : 19 février 2024

Quotité de travail : Temps complet

Rémunération : A partir de 2148.78€ bruts mensuel

Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)

Expérience souhaitée : Indifférent

BAP : Gestion et Pilotage

Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

MISSIONS

L'assistant·e administratif·ive a pour missions d'assister le Délégué Régional et son adjointe dans leurs missions, d'assurer le suivi et la mise à jour des décisions officielles et de réaliser divers actes de gestion administrative et financière pour le Service des Affaires Générales de la Délégation Régionale.

Activités

Mission no. 1 ? Assister le Délégué Régional et son adjointe dans leurs missions

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique
  • gérer la messagerie électronique et les agendas
  • Fournir les informations de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes à la Délégation Régionale
  • Réceptionner, trier, prioriser et ventiler le courrier postal destiné au Délégué Régional et aux différents services de la Délégation Régionale
  • Planifier, organiser et assurer la logistique de réunions, internes ou externes, et d'événements institutionnels (Dialogue Objectifs/Ressources des Unités de la circonscription, séminaires des Directeur·rice·s d'Unité, visites officielles, rencontres avec les Instituts, etc.)

Mission no. 2 ? Assurer le suivi et la mise à jour des décisions officielles

  • Recueillir les informations nécessaires au traitement des décisions officielles relevant du Délégué Régional (délégations de signature, nomination de correspondants, conseils de laboratoire, etc.)
  • Procéder à leur rédaction et à leur publication sur le portail ad hoc
  • Procéder à l'envoi et au suivi de documents administratifs (règlements intérieurs, lettres de mission, conventions, etc.)
  • Consolider et transmettre certains indicateurs de pilotage mensuels
  • Proposer des voies d'amélioration de l'organisation et formaliser les procédures associées

Mission no. 3 ? Réaliser divers actes de gestion administrative et financière pour le Service des Affaires Générales

  • Établir les demandes de facturation interne (téléphonie, assurance, etc.)
  • Procéder à l'engagement des commandes relatives aux conventions des accueils en délégation des personnels universitaires; assurer le suivi de leur facturation
  • Assurer la gestion d'une quinzaine de véhicules (assurance, cartes d'approvisionnement en carburant, abonnement au péage, etc.)
  • Veiller à l'archivage physique et numérique des documents de la Direction
  • accompagner la responsable du Service des Affaires Générales dans la mise en oeuvre opérationnelle d'une procédure interne

COMPÉTENCES

Savoirs

  • Maîtriser les techniques d'assistanat de direction
  • démontrer une expérience avérée sur des fonctions similaires
  • Connaître les principes généraux de la comptabilité publique
  • Connaître les principes fondamentaux de la gestion administrative

Savoir-faire

  • Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs
  • Savoir gérer plusieurs activités en parallèle
  • Hiérarchiser et prioriser les courriers, les appels téléphoniques et les sollicitations diverses
  • Maîtriser les outils bureautiques
  • savoir s'adapter aux systèmes d'information déployés par le CNRS
  • Maîtriser les techniques de classement et d'archivage (physique et numérique)
  • Faire preuve de capacités rédactionnelles et connaître les normes associées
  • Savoir communiquer efficacement avec l'environnement de travail direct (Délégué Régional, services de la Délégation Régionale, Instituts scientifiques, Directions fonctionnelles, gouvernance du CNRS, etc.)

Savoir-être

  • Faire preuve de discrétion
  • respecter la confidentialité
  • Savoir adapter son langage aux divers interlocuteurs
  • Savoir anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
  • Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité

Contexte de travail

La Délégation Régionale Hauts-de-France du CNRS est l'une des 17 délégations régionales du CNRS. Elle assure la représentation du CNRS sur la circonscription des Hauts-de-France et coordonne les activités de soutien administratif auprès de la cinquantaine d'Unités de recherche et/ou de service, regroupant près de 1 000 personnels, permanents et non permanents, employés par le CNRS.

Le Service « Affaires Générales » a une activité transverse au sein de la Délégation Régionale Hauts-de-France

  • il assure la gestion des ressources financières dédiés au fonctionnement de la Délégation Régionale et élabore certains actes institutionnels.

L'assistant·e administratif·ive est placé·e sous la hiérarchie de la Responsable du Service « Affaires Générales ».

La Délégation Régionale est située dans la proximité immédiate des deux gares SNCF du centre-ville de Lille

 
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