Cette offre d'emploi est fermée.

Publiée : 14/03/2024  
Type d'emploi : Stage / Alternance
Domaine d'emploi : Support administratif / Service
Scolarité min. : BEP, CAP


Présentation

Vous êtes à la recherche d'un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?

Le Département d'Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en oeuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d'activités variés. Nous rejoindre, c'est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.

Nous recrutons l'assistant·e du service service agriculture, alimentation, énergie et de la mission eau.

Au sein de la direction de la Transformation écologique, le service agriculture, alimentation, énergie est composé de 12 agent·es. Il est chargé de la mise en oeuvre des orientations politiques relatives à l'agriculture, l'alimentation et l'énergie en lien avec les entreprises, les territoires et les associations partenaires du Département, ainsi que de l'animation et la coordination de certains axes thématiques du projet de transitions.

La Mission Eau est composée de 4 agent.es. Elle est chargée de la mise en oeuvre des orientations politiques relatives à l'eau et à la restauration des milieux aquatiques. Elle est localisé dans le bâtiment Cucillé 1 - 3 Avenue de Cucillé à Rennes.

Description du poste

Fonctions

Vous assisterez deux services, le Service Agriculture, Alimentation, Énergie et la Mission Eau.

En lien étroit avec les deux responsables de service, vous serez une ressource pour faciliter l'activité des collègues des deux entités.

Missions générales

A ce titre, vous exercerez les missions suivantes :

  • Gestion des courriers : réception, tri et réorientation des courriers quotidiens et des courriers gérés dans Post Office (logiciel propre à la collectivité).
  • Assurer la réception des appels téléphoniques si les collègues sont absents et réorienter les appels vers les bons interlocuteurs
  • Vous gérerez les agendas et la programmation des réunions des deux entités.
  • Assurer le suivi des parapheurs papier et numériques.
  • Alerter sur les échéances et assurer des relances sur des documents attendus.
  • Saisir et suivre les rapports CP (Commission Permanente) dans le logiciel métier Délib35.
  • Mise à jour de tableau de suivi pour les courriers et les rapports CP.
  • Organiser les réunions avec des intervenants de divers horizons et gérer la logistique associée (salle, matériel, feuille d'émargement, commande de repas ou cafés, réservation de vidéoprojecteurs).
  • Réaliser divers travaux de bureautique : courriers, bordereaux, tableaux de suivi, documents de présentation, notes aux élus, tableaux Excel.
  • Assurer des fonctions d'assistance à la gestion de subventions : accusés de réception, vérification de la complétude des dossiers, saisie des tableaux de suivi à partir des dossiers reçus.
  • Assurer des fonctions d'assistance à l'organisation d'évènements
  • par exemple, le salon agricole « La terre est notre métier », ou des plénières de la Conférence Bretillienne de l'Eau.
  • Trier, classer et archiver les documents produits sur les serveurs informatiques et en papier ainsi que, aux côtés des 2 autres assistant·es de la Direction, gérer et archiver les revues des services de la Direction
  • Participer à l'accueil des nouveaux arrivants pour les deux entités (demandes de matériel).
  • Veiller au bon fonctionnement du matériel d'impression en alternance avec les deux autres assistant·es de la Direction.
  • Assistance sur différents logiciels auprès des collègues de la Direction de la transformation écologique (outils bureautiques, frais de déplacement).

Missions spécifiques

  • Vous participerez au réseau des assistant·es des directions du pôle avec l'organisation d'une réunion trimestrielle.
  • À titre subsidiaire, vous interagirez au quotidien avec les deux autres assistant·es de la Direction afin de garantir l'harmonie des pratiques et la continuité de service de la Direction en cas d'absence, notamment en assurant la distribution du courrier arrivé et le suivi des notes à la commission permanente.

Spécificités du poste

Le Département propose :

  • des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
  • la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels (32 jours + 2 jours de fractionnement) et 15 jours de RTT.
  • le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d'ancienneté sur les fonctions,

- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)

  • l'accès à un parking voiture vélo.

Des avantages et prestations sociales :

  • l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département).
  • des offres de prestations culturelles et de loisirs.
  • une participation employeur sous condition pour votre mutuelle santé
  • la possibilité de souscrire à un contrat de prévoyance garantie maintien de salaire avec options.

Liaisons fonctionnelles

  • Les Chefs·fes de service et de mission de la Direction.
  • Les assistant·es de la Direction générale et du Secrétariat général de pôle.
  • Les partenaires nombreux et variés.

Informations spécifiques offre Internet

Votre candidature contiendra les éléments suivants :

  • votre CV
  • une lettre de motivation
  • Vous êtes fonctionnaire territorial et titulaire du cadre d'emploi des adjoints techniques vous serez recruté.e par voie de mutation : merci de joindre en plus votre dernier arrêté de situation administrative
  • Vous êtes fonctionnaire hospitalier ou d'État de la Cat C, vous serez recruté.e par voie de détachement : merci de joindre en plus votre dernier arrêté de situation administrative
  • Vous êtes lauréat.e du concours d'adjoint administratif territorial, vous serez recruté.e par stagiairisation : merci de joindre en plus votre inscription sur liste d'aptitude
  • Vous n'êtes pas fonctionnaire, vous pouvez tout de même candidater et devenir fonctionnaire après une année en poste.

Document complémentaire

Profil requis

Connaissances

  • Vous maîtrisez l'outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l'informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique.
  • Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.

Formation

Niveau de diplôme

Sans Diplôme,CEP - CEG,BEP,CAP

Aptitudes requises

  • Autonome, rigoureux·se, méthodique vous êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais.
  • Polyvalent.e, vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte et à ses variations.
  • Vous avez le sens du travail en équipe et disposez de qualités relationnelles vous permettant de communiquer à différentes catégories d'interlocuteurs.
  • Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe).
  • Vous avez le sens le la discrétion professionnelle.

Expériences

Une expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistanat constituerait un plus.

Niveau d'expérience

Informations complémentaires

Contacts

Avant de candidater, informez-vous sur le poste et ses différentes missions. Nous serons ravi·es d'échanger avec vous.

Nos contacts :

Pour vos questions sur le poste :

- Mme Christine CHUPIN - Cheffe du service agriculture alimentation énergie - 02 99 02 20 32

Pour vos questions RH :

- M. François NACKAERTS - Coordinateur RH du pôle dynamiques territoriales au 02.99.02.20.07.

- Mme Corine BARIL - Chargée de recrutement et conseillère en projet professionnel au 02.99.02.30.85

Date de fin publication Web

09/04/2024

 
116