Que faire en cas de départ de votre responsable informatique?

Et si vous étiez confronté au départ de votre responsable TI sans documentation technique ni accès à vos mots de passe?

30 novembre  2017

Malheureusement, encore trop peu d’entreprises se munissent d’un plan B. La difficulté de trouver des ressources techniques compétentes et de les recruter devrait pourtant être un argument convaincant. De plus, dans la majorité des cas, la ressource est la seule à avoir toute l’information, ce qui place l’entreprise dans une situation de vulnérabilité. Il est donc important de se doter d’un plan B en partageant les connaissances.

Les étapes

1. Faites-vous des contacts! Souvent, on attend que le besoin se présente pour débuter le processus d’embauche. On recommande de maintenir une liste de candidats potentiels à jour et d’avoir déjà un fournisseur d’impliqué dans le processus pour prendre la relève.

2. Conservez une documentation à jour de votre réseau et faites-la auditer annuellement. Sachez en tout temps où elle est conservée et ayez deux copies entre les mains au cas où elle ne serait pas prise en sauvegarde ou détruite. Votre documentation devrait contenir la liste de vos mots de passe «administrateur» ainsi qu’un schéma technique détaillé de votre réseau. En cas de départ de votre ressource, cela permettra de fermer rapidement les accès et de sécuriser votre réseau.

Votre processus de sauvegarde de données doit aussi être documenté: données importantes, services critiques, etc.

N’oubliez pas de conserver également un inventaire complet et à jour de vos équipements avec les dates de fin de garantie incluant la liste de vos licences de logiciels.

3. Partagez votre documentation en temps réel avec votre fournisseur. Il existe des logiciels spécialisés en documentation qui favorisent le partage des informations. Ainsi, lorsque votre ressource technique met votre documentation à jour, votre fournisseur a automatiquement accès aux changements et vice-versa.

4. Impliquez votre fournisseur TI dans vos travaux de maintenance. Ainsi, en cas de départ de votre ressource, votre fournisseur sera en mesure de prendre la relève rapidement et efficacement en attendant l’embauche. Ceci signifie de l’impliquer dans la maintenance régulière de vos systèmes, afin qu’il demeure au courant en tout temps de vos infrastructures, de même que dans des audits annuels, par exemple l’audit de votre documentation.

Vous ferez d’une pierre deux coups en offrant à votre ressource actuelle une opportunité de travailler des projets stimulants plutôt que des travaux routiniers de maintenance, favorisant ainsi sa motivation et sa rétention. 

5. Sachez où et comment vos données sont sauvegardées. Assurez-vous également qu’elles sont sauvegardées adéquatement. Un audit de votre processus de sauvegarde s’avère un outil indispensable pour faire des vérifications et obtenir des preuves. Évitez de fonctionner uniquement sur une base de confiance et de déléguer l’entière responsabilité à votre employé.

6. Prenez le temps d’organiser et de stocker vos logiciels dans un endroit sûr. En situation de crise, ce n’est jamais agréable de courir après le matériel. Cela vous permettra de réduire le temps de restauration en cas de besoin et surtout, le niveau de stress de tous. De plus, vous éviterez d’avoir à racheter le logiciel…

7. Demeurez impliqué dans votre dossier informatique. Si vous avez un responsable TI à l’interne, c’est un incontournable. Les directives doivent venir des dirigeants même lorsqu’il s’agit d’informatique. Nous voyons trop souvent des responsables TI qui doivent prendre des décisions qui en réalité concernent les dirigeants.

Besoin d’aide pour monter votre plan B? Contactez-nous!

Vous avez aimé cette publication? Cliquez ici pour d’autres articles de Simon Fontaine!