Intégration de nouveaux employés : « Non, un recrutement n’est pas terminé quand on a trouvé et fait signer la personne »

26 janvier 2022

L’attraction de talents est une chose, sa fidélisation, une autre. Surtout dans ce contexte de pénurie de main d’oeuvre. Discutons-en avec Philippe Zinser, fondateur de Patrimoine RH et responsable d’une nouvelle formation sur Isarta sur l’intégration de nouveaux employés.

Vois-tu auprès de tes clients un enjeu grandissant autour de l’intégration de nouveaux employés ?

Philippe Zinser : Auparavant, le 1er défi, c’était d’attirer des candidats. Aujourd’hui, c’est en effet plus de fidéliser les salariés actuels voire, encore mieux, de faire en sorte que le peu que l’on va réussir à trouver ne partent pas dans les premières semaines… si ce n’est dans la journée ! On a déjà vu des gens qui se présentent le matin mais ne reviennent pas dès la pause du midi.

Quand je parle à des responsables d’entreprises, on me parle souvent de pénurie de main d’oeuvre, évidemment, mais aussi de fiabilité des salariés, notamment des plus jeunes. Car ils ne vont pas au bout de leur période de probation. Ce à quoi je leur réponds : est-ce un problème de fiabilité de leur part… ou d’intégration de la vôtre ?

Car les candidats ont fait l’effort de postuler et de faire les démarches pour rejoindre une compagnie… Ils ne quittent donc pas pour rien. Certains dirigeants sont ainsi prêts à se remettre en cause à ce sujet.

Et que découvre-t-on généralement quand on creuse un peu le problème ?

P.S. : On se rend compte souvent que la personne arrive, son poste était à combler depuis plusieurs mois, donc elle est tout de suite mise en action. Les plans d’intégration et de formation sont relativement courts, on va à l’essentiel.

Elle se fait, je cite littéralement les candidats que je rencontre, “bombarder” d’informations. Et est lâchée rapidement toute seule dans la nature. Avec beaucoup d’incertitudes dans les tâches à faire et les décisions qu’elle va prendre. Et un.e gestionnaire déjà débordé.e par ses autres choses à faire et qui ne sera pas pleinement disponible.

Moralité : la personne va rapidement se dire : mais qu’est-ce que je fais là ? Et comme il y a plein d’offres sur le marché, au moindre doute, elle ira voir ailleurs.

D’où vient l’erreur selon toi ?

P.S. : Beaucoup de chefs d’entreprise disent aujourd’hui : « Le recrutement est terminé, on a trouvé et fait signer la personne. Mais je leur réponds non ! » Un recrutement n’est terminé que quand la période de probation est terminée et que vous et le candidat êtes d’accord pour continuer !

Vous vous trompez si vous pensez que c’est acquis car la personne a négocié son salaire. Aujourd’hui, les gens ne s’arrêtent plus à ça. Il vont se demander : est-ce que je vais être heureux ? Est-ce que je vais apprendre des choses ? Est-ce que je vais bien me former ? Si la réponse est non, tant pis, j’irai autre part.

Quelles sont les bonnes pratiques en la matière ?

P.S.: Tout d’abord, je parlerai de l’appréhension des futurs salariés. Je connais des gens qui sont stressés et dorment mal deux à trois jours avant de commencer un nouveau travail. Une semaine avant, il faut envoyer un plan d’intégration. Un document simple mais qui lui indique la personne avec qui elle sera le 1er jour, son programme de formation, les tâches qu’on va lui donner progressivement etc.

Dans l’idéal, il faut donner au minimum 15 jours de visibilité. Voire plus si on est sur un poste technique ou d’encadrement. Ce n’est pas forcément rentrer dans les détails mais montrer que tout est clair et prêt et apporter de la visibilité. Cela va lever énormément de doutes. Quelqu’un qui reçoit un plan d’intégration par courriel, qui sait avec qui il va être -il pourra même consulter en amont les profils Linkedin de ses collègues, c’est l’effet Wow garanti. Car pas grand monde ne voit ça généralement. Malheureusement.

Du gros bon sens en quelque sorte…

P.S.: Tout à fait. Cela peut paraître très basique mais dans 90 % des cas, cela n’existe pas. Avant de penser à des choses très évoluées, il vaut mieux se concentrer sur la base. Idem, il ne faut pas oublier de prévenir le reste de l’équipe. Que tout le monde sache que telle personne va arriver tel jour dans la compagnie et que l’intégration va se passer de telle manière.

En fait, je résume le tout avec la formule des « 5 premiers ». Le 1er jour, la 1ère semaine, le 1er mois, le 1er trimestre, le 1er semestre, ce sont autant de rendez-vous immanquables. Il n’est pas concevable que la nouvelle personne rentre chez elle après sa première journée sans faire un point avec son ou sa gestionnaire ! Car si cela ne s’est pas bien passé, elle pourra lui dire directement.

Autre erreur classique : vouloir intégrer la personne le lundi matin, qui est souvent la journée la plus chargée après la fin de semaine. Elle arrive un peu comme un cheveu sur la soupe et la première image qu’elle va avoir, c’est le sentiment de gestionnaires débordés. Le mieux, si on commence à 8h, c’est de démarrer à 9h le mardi. Pour être frais et disponible. Et de prévoir la question du repas du midi aussi afin que la personne ne se retrouve pas seule !

Une dernière question sur l’intégration à distance, désormais commune avec les contraintes sanitaires. N’est-ce pas plus difficile ?

P.S. : Avant, j’aurais répondu oui. Mais aujourd’hui, cela fait plus de 18 mois que l’on vit comme cela. Donc c’est un peu comme les personnes qui n’arrivent toujours pas à mettre leur caméra lors d’une réunion virtuelle, il faut faire un effort. Le mot d’ordre est clair : tout ce que vous faites en physique, faites le en virtuel. Rien ne change ! On peut aussi penser à envoyer un petit colis de bienvenue. Là encore, cela peut provoquer un effet Wow très bénéfique.