Le piège de la planification « abusive »

4 avril 2022

Peut-on… trop planifier? C’est la thèse que soutient Francis Painchaud dans une vidéo de sa chaîne YouTube, dont nous avons parlé récemment. Voyons ses arguments, ainsi que sa méthode pour éviter ce qu’il appelle la planification « abusive Â».

Précisons ceci d’entrée de jeu : le consultant en psychologie organisationnelle n’est pas contre le fait d’investir du temps dans la planification d’un projet ou d’une tâche. Toutefois, il se demande si certains professionnels n’utilisent pas la planification pour remettre à demain ce qu’ils pourraient faire aujourd’hui.

Planifier, réfléchir, re-réfléchir, re-penser, replanifier, re-réfléchir… Des fois, on aime mieux planifier que de plonger et de faire le travail qu’on a à faire », fait-il d’abord remarquer.

Le consultant ajoute un second élément à considérer lorsqu’on tente d’évaluer le temps qu’une tâche nous prendra à accomplir. Il évoque la Loi de Parkinson, formulée par le Britannique Cyril Northcote Parkinson, qui se lit comme suit :

Tout type de travail tend à remplir le temps que nous avions prévu pour le faire, comme l’air qui remplit les coins d’une pièce. Si nous planifions trop de temps pour faire une tâche, nous prendrons le temps que nous avions planifié pour le faire; pas plus, pas moins. »

Calquée sur la Loi des gaz parfaits, cette Loi contient tout de même un fondement « scientifique Â»; une étude des années 60 a effectivement montré qu’un groupe obtenant plus de temps – dans les consignes – pour accomplir une tâche avait tendance à prendre plus de temps pour l’accomplir.

On étale notre to-do list jusqu’à la date de remise… puis, généralement la veille, on se clenche un sprint de travail et, miraculeusement, on est capable de remettre le travail le jour venu! Â» illustre Francis Painchaud.

Faire preuve d’ambition, identifier les grandes étapes

Sachant cela, le consultant propose une première stratégie de planification qui vise à comprimer le temps alloué à chaque tâche, tout en donnant une date d’échéance « ambitieuse Â», mais « fictive Â».

Je suggère de réduire de 15 à 20% le temps que vous vous alloueriez normalement – ce que ça va faire, c’est que ça va ajouter de la pression et ça va vous aider à rester motivé et engagé dans votre travail; vous aurez moins de temps de procrastination ou d’évitement de la tâche. »

La deuxième stratégie est la suivante : identifier clairement la finalité du projet; quel est l’objectif poursuivi?

Quand les gens plongent dans un projet, une problématique que l’on voit souvent est qu’ils vont aller dans la mauvaise direction, parce qu’ils n’ont pas pris le temps de vérifier la destination. »

Francis Painchaud donne finalement ce conseil : évitez de planifier une étape dans le détail. Gardez cette planification « fine Â» pour le moment venu.

Les microdétails vont s’installer en cours de route, quand vous allez faire les grandes étapes du projet, fait-il valoir. Gardez la planification des petites étapes pour plus tard, quand vous serez rendus là; ça va vous faire sauver beaucoup de temps, au départ, ça va vous éviter de refaire quelque chose que vous aviez déjà fait, mais mal. Parce que vous n’aviez pas le contexte du moment auquel vous êtes maintenant arrivé. »

La procrastination… pas le fléau que l’on croit!

En dernière instance, Francis Painchaud soutient que maintenir des plages de repos – même en fin de projet – peut s’avérer bénéfique pour le projet lui-même.

Il faut apprendre à respecter le fait que, procrastiner, c’est normal et ça peut être utile. On peut l’utiliser à son avantage, lorsqu’on s’accorde du repos, et que, par le fait même, notre cerveau parvient à faire des liens que l’on n’aurait pas faits autrement. Accordez-vous du repos, même si votre échéancier est serré! » conclut-il.