4 actions pour métamorphoser son parcours d’intégration de nouveaux employés

15 mai 2025

L’accueil et l’intégration des nouveaux employés, c’est « de la communication pure et dure » affirme Jean-Philippe Guillemette, président et fondateur d’Heleva, lors de la Journée RH 2025 – Stratégies innovantes pour le commerce de détail d’avril dernier. L’ancien marketeur livre sa recette pour un « onboarding Â» réussi dans une conférence fort intéressante. Voici les 4 faits saillants que nous avons retenus.

1. Aplatir la courbe d’information à digérer

De toute évidence, il y a toujours beaucoup d’informations à transmettre à un nouvel employé qui entre en fonction. L’employeur voudra lui présenter la raison d’être de son entreprise, les détails de son programme d’assurance, les membres de son équipe, ses tâches, etc. Le premier conseil de Jean-Philippe Guillemette est d’aplatir la courbe en commençant à distiller de l’information dès la décision d’embauche.

Si on n’envoie aucune information en pré-onboarding, ça crée une montagne à gravir au jour un, annonce-t-il. Il faut identifier les opportunités de communication : il y a des accusés de réception de CV, il y a des confirmations d’entrevue, il y a des entrevues; ensuite, on tombe dans les lignes d’embauche. Â»

Seul contrepoint : on ne veut pas non plus refroidir notre candidat avant même qu’il n’ait mis les pieds dans nos locaux. Il faut donc procéder selon le principe de la pyramide : commencer par la vision, la mission, la culture ; en lui communiquant, à petite dose, du contenu engageant qui lui donne le goût de se joindre à l’aventure.

2. Donner des informations claires dès le Jour 1

On n’a pas deux occasions de faire une première impression ; selon ce principe, Jean-Philippe Guillemette accorde la plus haute importance à la manière dont se déroule le premier jour pour le nouvel employé. Comme un mantra, il répète les trois fondamentaux à communiquer par courriel ou texto aux candidats avant le jour 1 : un mot de bienvenu, les informations pratiques et comment va se dérouler la première journée.   

Les informations pratiques ont presque plus d’importance que le mot d’accueil, fait valoir le conférencier. Lorsque le candidat sait où il doit aller [avec un trajet Google], à qui il doit se rapporter et comment il doit s’habiller, ça va grandement abaisser son stress. Â»

3. Découper l’apprentissage en petites bouchées

Généralement, l’intégration des employés repose sur le gestionnaire direct, qui doit continuer d’assumer ses responsabilités quotidiennes tout en transmettant des informations aux nouveaux employés. Jean-Philippe Guillemette conseille de segmenter l’information en 5, 10, 15 minutes, et de les insérer dans la journée de travail.

Je propose de faire des rencontres en mode ‘snack’. Une collation, on prend une bouchée, puis on fait autres choses. Morceler le contenu, ça permet au nouvel employé de retenir le plus possible d’informations, mais ça permet au gestionnaire de s’occuper des urgences. Â»

4. Créer une trousse d’onboarding

Parmi les bonnes pratiques, Jean-Philippe Guillemette parle finalement de l’importance de structurer et d’uniformiser l’accueil et l’intégration en créant une « trousse Â» destinés aux gestionnaires.

Une telle trousse inclut des listes d’actions à prendre, de courriels à envoyer et de contenus à communiquer avec les échéances (par exemple : 1 semaine avant le jour 1, 3 jours avant le jour 1, la veille, etc.) Tout cela, encore une fois, pour alléger la charge mentale des gestionnaires.

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