Comment gérer une équipe virtuelle efficacement

Outil par excellence de la conciliation travail et vie personnelle, le télétravail a la cote auprès des employés. Mais pour le gestionnaire, encadrer efficacement une équipe virtuelle demande certains ajustements. Voici comment y arriver, d’après l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.

5 septembre 2017                                                                                                         

La confiance avant tout

À distance ou à proximité, la gestion efficace a le même fondement: il faut établir une relation de confiance avec ses employés», lance d’entrée de jeu Joëlle Charpentier, CRHA.

Pour la présidente de Charpentier Développement organisationnel, le développement d’une telle relation repose en grande partie sur les contacts informels, plus axés sur la dimension affective que sur l’échange d’information. Or, ces échanges informels sont plus rares à distance. Le gestionnaire doit donc déployer des efforts supplémentaires pour donner à ses employés qui pratiquent le télétravail la possibilité d’exprimer leurs malaises et leurs difficultés.

À cette fin, certaines entreprises imposent une période de travail sur place avant d’autoriser le travail à distance.

C’est très important pour éviter les malentendus, qu’il est ensuite difficile de rétablir», affirme Diane-Gabrielle Tremblay, CRHA, professeure à l’École des sciences de l’administration de la TÉLUQ.

Gérer par objectifs

Diriger une équipe virtuelle suppose aussi d’abandonner la notion d’heures de travail.

Il faut donner à ses employés des objectifs et des mandats précis à compléter avant une date prédéterminée. C’est par rapport au respect des objectifs et des échéanciers qu’on évaluera l’employé et sa capacité à travailler à distance», explique Diane-Gabrielle Tremblay, pour qui la relation de confiance entre le gestionnaire et ses employés à distance doit être à double sens.

Des communications fréquentes et planifiées

Pour suivre l’avancement du travail sans tomber dans le piège de «jouer à la police», Joëlle Charpentier invite les gestionnaires à programmer régulièrement des vidéoconférences ou des appels téléphoniques.

Comme ils sont à l’horaire, l’employé ne se sentira pas épié. On prépare un ordre du jour, on fait le point sur l’avancement du travail et on laisse l’employé s’exprimer», explique-t-elle.

Un autre piège pour la présidente de Charpentier Développement organisationnel consiste à traiter par courriel les sujets délicats:

Dès qu’on pense que l’échange peut susciter de l’incompréhension, des inquiétudes ou des irritants, mieux vaut se parler de vive voix ou en personne», affirme-t-elle.

Est-ce à dire qu’il faut abandonner le courriel? Non, croit la professeure Tremblay.

Le courriel a l’avantage de ne pas déranger la personne qui le reçoit. Quand on connaît bien le destinataire, il permet d’aller droit au but et de régler rapidement des questions simples», estime-t-elle.

Mobiliser son équipe

Comment créer un esprit de corps lorsque les membres de l’équipe sont dispersés? Diane-Gabrielle Tremblay tient à rassurer les gestionnaires:

Le sentiment d’appartenance ne se développe pas seulement par la coprésence physique. Du travail à distance favorisant la collaboration, des mandats intéressants et une responsabilité sociale sur laquelle l’organisation met l’accent sont d’autres façons de développer le sentiment d’appartenance.»

Joëlle Charpentier conseille tout de même de tenir une activité de consolidation d’équipe au moins une fois par année, question de favoriser le développement de l’esprit d’équipe.

Les pièges de la gestion d’une équipe virtuelle sont en fait les mêmes que ceux de la gestion d’une équipe en présence, mais la distance les accentue», résume-t-elle.

D’où l’importance pour le gestionnaire, comme pour les membres de son équipe, de faire preuve d’un savant mélange de discipline, de confiance, d’ouverture et d’esprit de collaboration.